Leady z czatów WhatsApp

Wszystko, co opisuje ta strona, znajduje się w jednym miejscu: otwórz aplikację WASync w Bitrix24 i wybierz WASync Chat w menu po lewej stronie. Strona jest widoczna dla osób, które mogą odczytywać Ustawienia; zapis wymaga uprawnień do zapisu w Ustawieniach.

Poniższe reguły dotyczą numerów podłączonych przez WASync, zarówno sparowanych kodem QR, jak i oficjalnych numerów WhatsApp Business API. Nigdy nie dotykają leadów ani transakcji, które Państwa zespół tworzy ręcznie.

Nowe czaty z nieznanych numerów

Numer, którego nie ma w Państwa CRM, pisze do Państwa po raz pierwszy. Wybierz, co zrobi WASync:

Lead zawiera imię i nazwisko oraz telefon klienta, źródło CRM linii WhatsApp, a gdy wiadomość pochodzi z reklamy Click-to-WhatsApp, także atrybucję reklamy (pola UTM i nazwę reklamy). Rozmowa jest powiązana z leadem, więc osoba odpowiedzialna za lead widzi czat, a etap leada jest widoczny w rozmowie.

Trzy przełączniki doprecyzowują tę regułę:

• Także na połączeniach powiązanych z Open Line. Domyślnie numer podłączony do Open Line w Bitrix24 jest pomijany, ponieważ Bitrix24 tworzy tam własny lead. Robi to dopiero wtedy, gdy operator przejmie czat, czasem po wielu godzinach. Po włączeniu tej opcji lead istnieje od pierwszej wiadomości.
• Także gdy pierwszy pisze operator. Rozmowa rozpoczęta z WASync Chat do numeru, którego nie ma w Państwa CRM, od razu dostaje lead, przypisany do operatora, który napisał.
• Utwórz lead także wtedy, gdy numer jest już kontaktem, ale nie ma otwartego leada ani otwartej transakcji. Bez tej opcji znany kontakt jest powiązany tylko ze swoją kartą kontaktu. Po jej włączeniu WASync tworzy lead przypięty do istniejącego kontaktu (bez duplikatu kontaktu) i przypisuje go według powyższej reguły.

Numery już obecne w CRM

Gdy numer istnieje w Bitrix24, WASync szuka otwartego rekordu klienta i łączy z nim rozmowę w tej kolejności: otwarta transakcja, potem otwarty lead, na końcu kontakt. Lead, który został przekonwertowany, podąża za swoją transakcją.

Opcja Każdy numer tworzy własny lead zmienia znaczenie „otwartego rekordu” w zespołach, które używają kilku numerów WhatsApp lub innego narzędzia WhatsApp obok WASync. Gdy jest włączona, otwarty lead lub otwarta transakcja liczy się tylko wtedy, gdy został utworzony lub powiązany z tego samego numeru WhatsApp, na który napisał klient. Klient, który trafia na nowy numer z reklamy, dostaje lead dla tego numeru, przypięty do jego istniejącego kontaktu; stary rekord pozostaje nietknięty, a kolejne wiadomości klienta na ten numer trafiają do tego samego leada.

Okno ponownego kontaktu po zamknięciu leada

Lead klienta zostaje oznaczony jako przegrany. Po kilku minutach lub godzinach klient pisze ponownie: „dziękuję”, „jeszcze jedno pytanie” albo klika tę samą reklamę. Bez okna powyższe reguły widzą kontakt bez otwartego rekordu i od razu tworzą nowy lead.

Ustaw Okno ponownego kontaktu po zamknięciu leada (godziny) na liczbę godzin, w ciągu których wiadomość od tego klienta wraca do przegranego leada:

• 0 (wartość domyślna na każdym koncie) zachowuje dotychczasowe działanie: nowy lead.
• Akceptowana jest dowolna wartość do 720 (30 dni). Większość zespołów wybiera od 24 do 72.

W obrębie okna:

1. Nie powstaje nowy lead. Rozmowa pozostaje powiązana z przegranym leadem, a wiadomości trafiają do jego osi czasu.
2. Gdy włączona jest opcja Otwórz ponownie przegrany lead, gdy klient odpisze, lead przechodzi dodatkowo na etap otwarty, dzięki czemu znów pojawia się na liście agenta. Ten etap to Etap, do którego wraca lead: pierwszy otwarty status Państwa lejka leadów (zwykle Nowy) lub dowolny wybrany etap otwarty. Jeśli wybrany etap już nie istnieje albo jest etapem zamkniętym, WASync wraca do pierwszego otwartego statusu.
3. Po upływie okna kolejna wiadomość jest ponownie obsługiwana według powyższych reguł, co zwykle oznacza nowy lead.

Czego okno nie zmienia:

• Wygrane leady. Przekonwertowany lead ma transakcję; rozmowa już za nią podąża, więc okno nigdy jej nie dotyczy.
• Chat Flows tworzące lead przy starcie korzystają z tego samego okna: klient, który wraca z reklamy w obrębie okna, trafia do przegranego leada, a nie do drugiego.
• Rekordy zamknięte przed zapisaniem ustawienia. Okno odczytuje czas zamknięcia leada, więc obowiązuje od momentu zapisania, także dla leadów zamkniętych chwilę wcześniej, ale nie scala duplikatów utworzonych wcześniej.

Pole jest aktywne tylko wtedy, gdy włączona jest opcja Utwórz lead także wtedy, gdy numer jest już kontaktem… lub Każdy numer tworzy własny lead; gdy obie są wyłączone, znany kontakt nigdy nie dostaje nowego leada, więc okno nie ma czemu zapobiegać.

Typowa konfiguracja dla zespołu sprzedaży opartego na reklamach

• Wybrana osoba lub Round-robin dla nowych numerów.
• Także na połączeniach powiązanych z Open Line włączone, aby leady istniały od pierwszej wiadomości.
• Utwórz lead także wtedy, gdy numer jest już kontaktem… włączone, aby powracający klienci dostawali świeży lead przy nowym zapytaniu.
• Okno ponownego kontaktu 72 godziny, Otwórz ponownie przegrany lead włączone, etap Nowy.

Dzięki temu przegrany lead pozostaje zamknięty, chyba że klient wróci w ciągu trzech dni; gdy wróci, agent widzi ten sam lead otwarty ponownie, z całą rozmową.

Zamknięte leady i transakcje

Osobna karta Zamknięte leady i transakcje określa, kto nadal widzi rozmowę po zamknięciu jej rekordu: dotychczasowy odpowiedzialny zachowuje ją przez ustaloną liczbę dni (0 = znika natychmiast), a czat pojawia się ponownie u osoby, która otrzyma kolejny lead lub kolejną transakcję klienta. Administratorów i osób widzących wszystkie czaty to nie dotyczy.

Wybór etapu w WASync Chat

Karta Wybór etapu w WASync Chat określa, kto może zmieniać etap CRM rozmowy z nagłówka WASync Chat. Otwórz aplikację WASync w Bitrix24 i wybierz WASync Chat w menu po lewej stronie. Zmienić to ustawienie może wyłącznie administrator Bitrix24.

• Wszyscy operatorzy (domyślnie): każdy, kto może otworzyć czat, widzi listę etapów i może przenieść rekord.
• Tylko administratorzy: administratorzy zachowują listę; pozostałe osoby widzą bieżący etap jako etykietę tylko do odczytu.
• Ukryte (tylko do odczytu dla wszystkich): nikt nie może zmienić etapu z WASync Chat. Bieżący etap jest nadal widoczny, w kolorze z Bitrix24.

To ustawienie jedynie ogranicza dostęp. Uprawnienia CRM Bitrix24 nadal obowiązują dodatkowo: operator, który nie może edytować rekordu w Bitrix24, nie przeniesie jego etapu również z WASync Chat. Reguły „wymaganych pól przed zmianą etapu” nadal działają dla osób, które mogą zmieniać etap.

Powiązane

• Smart Processes (SPA) w WASync: te same reguły łączą rozmowy z elementami Smart Processes.
• Changelog, 15 października 2026: kiedy pojawiło się okno ponownego kontaktu.
• Changelog, 16 października 2026: kiedy pojawiło się ustawienie wyboru etapu.