Smart Processes (SPA) w WASync

Smart Processes w Bitrix24 (SPA, „smart process automation") to niestandardowe encje CRM obok leadów i dealów: umowy, zgłoszenia serwisowe, rezerwacje, reklamacje. WASync traktuje element SPA jak lead lub deal wszędzie tam, gdzie ma to sens:

• zakładka WASync w karcie elementu pokazuje rozmowę WhatsApp z klientem elementu;
• rozmowę w WASync Chat można powiązać z elementem, a osoba odpowiedzialna za element liczy się w filtrze „Przypisane do" i w zakresie „tylko moje rekordy";
• wiadomości są zapisywane na osi czasu elementu (jako komentarze), tak jak w leadach i dealach;
• roboty WASync (wyślij wiadomość, wyślij szablon, uruchom Chat Flow, AI) działają w ramach reguł automatyzacji procesu, a Chat Flow może odczytywać i uzupełniać pola elementu.

Czego potrzebuje element

Element SPA nie ma własnego numeru telefonu. WASync dociera do osoby przez klienta powiązanego z elementem: kontakt (lub firmę) w polu Klient elementu. To pole istnieje tylko wtedy, gdy proces został utworzony z włączoną opcją Klient (CRM → Smart Processes → dany proces → Ustawienia → Klient).

• Proces bez opcji Klient: zakładka WASync wyjaśnia, że nie ma do kogo pisać, i odsyła do karty elementu. Proszę włączyć Klient w ustawieniach procesu, a następnie powiązać kontakt z elementem.
• Element z kontaktem bez telefonu: zakładka proponuje dodanie numeru, tak jak w dealu.
• Kilka kontaktów w jednym elemencie: WASync używa najpierw kontaktu głównego, potem pozostałych w kolejności z elementu, a na końcu telefonu firmy.

Zakładka WASync w karcie elementu

Proszę otworzyć dowolny element procesu. Zakładka WASync działa tak jak ta w dealach: rozmowa z klientem, wysyłanie tekstu, plików, wiadomości głosowych oraz (w planie z oficjalnym API) szablonów. Nagłówek pokazuje tytuł elementu, etap i osobę odpowiedzialną.

Zakładka jest dodawana automatycznie:

• podczas instalacji, dla każdego procesu istniejącego w tym momencie;
• gdy proces zostanie później utworzony lub zmieniony (WASync nasłuchuje zdarzeń procesów Bitrix24), a także raz dziennie jako zabezpieczenie;
• natychmiast, jeśli administrator otworzy WASync → Ustawienia → Zainstaluj ponownie miejsca osadzenia.

Jeśli zakładka nie pojawiła się jeszcze w zupełnie nowym procesie, proszę odświeżyć stronę po minucie lub użyć opcji Zainstaluj ponownie miejsca osadzenia.

Powiązanie rozmowy z elementem

W WASync Chat proszę otworzyć rozmowę → Powiąż z rekordem. Gdy portal ma Smart Processes, nad wyszukiwarką pojawia się selektor typu: proszę wybrać proces, wpisać co najmniej dwie litery tytułu elementu i wskazać element. Wiersz w skrzynce pokazuje wtedy nazwę procesu jako chip rekordu, nagłówek pokazuje osobę odpowiedzialną za element i jego etap, a opcja Zmień rekord pozwala przenieść rozmowę do innego elementu.

Obowiązują uprawnienia Bitrix24: wyszukiwanie działa w imieniu operatora, więc proponowane są tylko elementy, które ta osoba może zobaczyć.

Oś czasu

Przy domyślnym ustawieniu osi czasu każda wiadomość jest zapisywana jako komentarz w rekordach, które mają telefon klienta — leadach, dealach, kontaktach, firmach — oraz w powiązanym elemencie. Przy ustawieniu Cel osi czasu → rekord rozmowy wiadomości są zapisywane jednokrotnie, w rekordzie, z którym rozmowa jest powiązana, a może nim być element SPA.

Roboty w regułach automatyzacji

Proszę otworzyć proces → Reguły automatyzacji. Roboty WASync są wyświetlane w grupie WASync, dokładnie tak jak w leadach i dealach:

• Wyślij wiadomość WhatsApp / Wyślij szablon WhatsApp (WABA): odbiorcą jest klient elementu (kontakt główny, pozostałe kontakty, firma — w tej kolejności). W treści dostępne są {{Fields}} elementu, jego kontaktu i jego firmy.
• Uruchom Chat Flow: uruchamia przepływ, którego typem rekordu jest ten proces (patrz niżej).
• Robot AI: tak jak w dealach.

Po zainstalowaniu lub aktualizacji WASync proszę raz odświeżyć stronę automatyzacji: Bitrix24 przechowuje definicje robotów w pamięci podręcznej do momentu odświeżenia strony.

Chat Flows w procesie

W edytorze Chat Flows selektor Rekord wyświetla każdy proces, który ma włączoną automatyzację. Przepływ zbudowany dla procesu:

• uruchamia się wyłącznie z reguły automatyzacji tego procesu (robot Uruchom Chat Flow); wyzwalacze „pierwsza wiadomość" i „słowo kluczowe" nie są dostępne, ponieważ wiadomość z nowego numeru nie może sama utworzyć elementu;
• może odczytywać i uzupełniać pola elementu (Uzupełnij pole, Wstaw pole), w tym pola niestandardowe, oraz pola kontaktu i firmy powiązanych z elementem;
• może przenieść element za pomocą Ustaw etap → Przenieś element: proszę wybrać lejek (gdy proces ma ich kilka) i etap;
• może przypisać element, utworzyć dla niego aktywność i przekazać rozmowę, tak jak w dealu.

{{record.stage}} wyświetla nazwę etapu, a {{record.title}} tytuł elementu.

Atrybucja reklam (Click-to-WhatsApp)

Gdy rozmowa rozpoczęta z reklamy Click-to-WhatsApp zostanie powiązana z elementem, WASync uzupełnia natywne pola UTM elementu (źródło, medium, kampania, treść, termin), jeśli są jeszcze puste, i zostawia na osi czasu jeden komentarz z informacją o reklamie. Niestandardowe pola UF_CRM_CTWA_* nie są tworzone w Smart Processes: Bitrix24 nie pozwala aplikacji dodawać tam pól użytkownika.

Ograniczenia w tej wersji

• Automations v2 (wysyłki wyzwalane zdarzeniami) oraz robot Wyślij konwersję do Meta pozostają w leadach i dealach.
• Przepływ nie może utworzyć elementu SPA z nowej rozmowy; proszę powiązać rozmowę z elementem albo uruchomić przepływ z automatyzacji procesu.
• Załączniki Z pola CRM w Chat Flows odczytują wyłącznie pola plikowe leadów i dealów.
• Połączenia rozpoczęte z karty elementu nie są jeszcze powiązane z elementem.

REST i MCP

W Platform API nic się nie zmienia: elementy to własne obiekty crm.item.* Bitrix24. W danych WASync powiązany element występuje jako typ rekordu dynamic_<entityTypeId> (na przykład dynamic_137) w tych miejscach, w których leady występują jako lead, a deale jako deal.