Szablony WhatsApp (WABA)

Szablon to wiadomość zatwierdzona wcześniej przez Meta. To jedyny rodzaj wiadomości, jaki numer WhatsApp Business API (WABA) może wysłać do klienta, który nie napisał do Państwa w ciągu ostatnich 24 godzin. Ta strona opisuje, jak przygotować szablon w WASync, co dzieje się po stronie Meta i skąd można go wysłać.

Czym jest szablon i kiedy jest potrzebny

WhatsApp daje firmie 24-godzinne okno obsługi klienta. Otwiera się, gdy klient do Państwa napisze, i pozostaje otwarte przez 24 godziny od jego ostatniej wiadomości.

• W oknie można wysłać dowolny tekst, plik lub wiadomość głosową.
• Poza oknem (klient nigdy nie pisał albo napisał ponad 24 godziny temu) wyjść może tylko zatwierdzony szablon. Gdy klient odpowie, okno otwiera się ponownie na 24 godziny.

W WASync Chat zamknięte okno pokazuje baner Rozmowa wstrzymana — wyślij szablon, aby wznowić kontakt z przyciskiem Wybierz szablon, a znacznik w nagłówku czatu pokazuje, ile czasu pozostało do końca okna.

Każdy szablon należy do jednej z trzech kategorii, których Meta używa do oceny i do rozliczeń:

Wiadomości szablonowe są rozliczane przez Meta za każdą wiadomość, według kategorii (marketing, utility, authentication). Szablony utility wysłane w otwartym 24-godzinnym oknie obsługi klienta są bezpłatne. Opłata trafia na metodę płatności przypisaną do konta Meta, a nie przez WASync. Tworzenie i zgłaszanie szablonu nic nie kosztuje.

Wymagania

• Numer WABA podłączony do WASync, w planie WABA. Różnice względem numeru sparowanego przez QR opisuje strona Typy połączeń.
• Do zarządzania szablonami: administrator lub pracownik z uprawnieniem do zapisu w sekcji Numery WhatsApp i szablony (macierz dostępu pracowników). Do przeglądania listy wystarczy uprawnienie do odczytu.
• Do wysyłania: dostęp do numeru w Connections → Staff, tak jak przy każdej wiadomości.

Tworzenie szablonu

Otwórz aplikację WASync w Bitrix24, przejdź do Connections, otwórz menu … numeru WABA i wybierz Message templates. Lista pokazuje każdy szablon wraz z językiem, kategorią, statusem oraz, w przypadku odrzuconych, powodem podanym przez Meta. Kliknij + New template.

Nie ma wersji roboczej: lista odzwierciedla stan po stronie Meta, więc szablon istnieje w WASync dopiero po zgłoszeniu.

Po zgłoszeniu

Szablon pojawia się na liście ze statusem Pending. Meta go ocenia: zwykle trwa to kilka minut, czasem kilka godzin, a okazjonalnie do doby. WASync automatycznie odbiera decyzję Meta i aktualizuje status. Przycisk Resync from Meta pobiera bieżący stan, jeśli chcą Państwo sprawdzić go od razu.

Przycisk ✕ na karcie usuwa szablon, także po stronie Meta.

Domyślny plik szablonu z multimediami

Szablon z nagłówkiem w postaci obrazu, wideo lub PDF wymaga tego pliku przy każdej wysyłce. Meta zachowuje swoją kopię tylko na czas oceny, dlatego WASync przechowuje przesłany przykład jako plik domyślny szablonu. Dla szablonu zatwierdzonego wcześniej lub utworzonego w Meta należy użyć na jego karcie przycisku Set default image (albo video, document); dostępne są też Change i Remove. Bez pliku domyślnego osoba wysyłająca wybiera plik za każdym razem.

Szablony utworzone w Meta

Szablony utworzone w WhatsApp Manager nie ma w WASync, dopóki nie klikną Państwo Resync from Meta na liście szablonów. Synchronizacja importuje je wraz z przyciskami i nagłówkiem, odświeża wszystkie statusy i oznacza szablon jako Deleted, gdy nie istnieje już w Meta. Można ją bezpiecznie uruchamiać w dowolnej chwili.

Wysyłanie szablonu

Wszystkie trzy opisane niżej sposoby wysyłają wyłącznie szablony Approved, tylko z numeru WABA, i odmawiają wysyłki do kontaktu, który poprosił o zaprzestanie wiadomości. Jeśli klient odpowie prośbą o zatrzymanie wiadomości, WASync oznacza go jako wypisanego; administrator może zdjąć to oznaczenie, gdy osoba poprosi o ponowny kontakt.

Z czatu

W zakładce WASync leada, transakcji lub elementu Smart Process oraz w WASync Chat kliknij ikonę szablonu obok pola wiadomości (Wyślij szablon zatwierdzony przez Meta). Gdy 24-godzinne okno jest zamknięte, przycisk Wybierz szablon w banerze otwiera tę samą listę.

1. Wyszukaj po nazwie, języku lub treści i wybierz szablon.
2. Wypełnij każdą zmienną. Pierwsza jest wstępnie wypełniona imieniem kontaktu, jeśli jest znane; można ją edytować. Podgląd pokazuje gotową wiadomość.
3. Jeśli szablon ma nagłówek multimedialny, wybierz plik: domyślny plik szablonu (wstępnie zaznaczony, jeśli istnieje) lub prześlij inny. Przycisk Wyślij pozostaje nieaktywny, dopóki plik nie zostanie wybrany.
4. Opcjonalnie zaznacz Poproś też o zgodę na połączenie WhatsApp po wysłaniu (ukryte, gdy szablon już zawiera prośbę o zgodę na połączenie).
5. Kliknij Wyślij. Wiadomość pojawi się w rozmowie i na osi czasu rekordu, w gotowej postaci.

Z reguł automatyzacji Bitrix24

Otwórz etap leada, transakcji lub Smart Process → Reguły automatyzacji → Dodaj automatyzację i wybierz Send WhatsApp Template (WABA) w grupie WASync. Reguła uruchamia się dla każdego rekordu, który trafia na ten etap, po jednym rekordzie naraz.

• WABA Connection: numer, z którego wysyłamy.
• Template: wyświetlane są tylko zatwierdzone szablony tego numeru.
• Variables: jeden wiersz na każde {{n}}. Kliknij ⋯, aby otworzyć Insert Field i wybrać pola CRM, albo wpisz tekst. Jeden wiersz może łączyć kilka pól i stały tekst. Pola są odczytywane z rekordu, na którym działa reguła.
• Header image / video / document: dla szablonu multimedialnego wybierz File or link (prześlij plik albo wklej link lub pole, które go zawiera) lub Template's example (plik domyślny przechowywany przez WASync).

Odbiorcą jest telefon klienta z rekordu. Transakcja bez kontaktu jest sprawdzana ponownie w tle, zanim WASync zrezygnuje.

Gdy coś zatrzyma wysyłkę, powód jest zapisywany na osi czasu rekordu zamiast błędu bez komunikatu: zmienna, która okazała się pusta, szablon, który nie jest już zatwierdzony, brak pliku nagłówka, kontakt, który się wypisał, lub problem z licencją. Puste zmienne wstrzymują wysyłkę, ponieważ Meta odrzuca puste parametry.

Po zainstalowaniu lub zaktualizowaniu WASync proszę raz przeładować stronę automatyzacji: Bitrix24 buforuje definicje robotów do czasu przeładowania strony.

Z Chat Flows

W edytorze przepływu krok Message ma sekcję Szablon WhatsApp Business (okno zamknięte). Proszę wybrać numer, zatwierdzony szablon, wypełnić każdą zmienną (polem CRM, takim jak {{NAME}}, lub stałym tekstem) oraz, dla szablonu multimedialnego, plik nagłówka.

Szablon jest używany tylko wtedy, gdy numer jest numerem WABA, a 24-godzinne okno jest zamknięte, na przykład przy pierwszej wiadomości do klienta, który nigdy nie pisał. Jeśli okno jest otwarte, krok wysyła zwykły tekst. Jeśli okno jest zamknięte, a krok nie ma szablonu, kończy się błędem Na numerze WhatsApp Business pierwsza wiadomość musi używać zatwierdzonego szablonu. Pliki dołączone do kroku nie są wysyłane razem z szablonem. Pusta zmienna jest zastępowana myślnikiem zamiast zatrzymywać krok. Jeśli Meta odpowie tymczasowym błędem, krok ponawia próbę jeden raz, zanim zakończy się niepowodzeniem.

Czego nie ma: kampanii masowych

WASync nie ma modułu kampanii masowych ani rozsyłania: nie można wgrać listy i wysłać szablonu do wszystkich. Wysyła on jeden szablon na rekord CRM, gdy uruchamia się reguła automatyzacji. Aby napisać do segmentu, należy umieścić te leady lub transakcje na etapie (albo tam je przenieść) i pozwolić, by reguła Send WhatsApp Template (WABA) uruchomiła się na tym etapie.

Proszę mieścić się w limitach Meta

• Każdy numer ma limit wiadomości zależny od poziomu jakości (strona Connections pokazuje poziom przyznany przez Meta, na przykład 1000 klientów na 24 godziny). Wysyłki ponad limit kończą się błędem.
• Proszę pisać tylko do osób, które spodziewają się kontaktu. Każda blokada lub zgłoszenie obniża ocenę jakości; niższa ocena obniża limit, a szablon z negatywnymi opiniami może zostać wstrzymany.
• Proszę przedstawić się w pierwszym wierszu i poinformować, jak zrezygnować z wiadomości. Proszę uszanować rezygnację: WASync blokuje szablony do kontaktów, które się wypisały.
• Gdy Meta ograniczy numer lub nałoży na niego limity, strona Connections i okno szablonów pokazują baner (Meta zablokowała wysyłanie z tego numeru lub Meta ograniczyła wysyłanie z tego numeru) z informacją, co zrobić, oraz linkiem do Meta Account Quality.

Rozwiązywanie problemów

Powiązane

• Typy połączeń: numery sparowane przez QR i numery WABA.
• Przenoszenie numeru od innego dostawcy: przeniesienie istniejącego numeru WABA do WASync.
• Smart Processes (SPA) w WASync: robot szablonów działa także w regułach automatyzacji Smart Process.