WASync Chat

WASync Chat to wspólna skrzynka WhatsApp w Bitrix24. Otwórz aplikację WASync i wybierz WASync Chat w menu po lewej stronie. Wszystkie rozmowy ze wszystkich numerów połączonych z portalem są na jednej liście, wraz z pełną historią każdego klienta.

Skrzynkę widzą osoby, które mają dostęp Staff do co najmniej jednego numeru. Te same rozmowy trafiają także do Open Line, więc operatorzy, którzy wolą okno czatu Bitrix24, nadal pracują w nim. Obie strony piszą w tej samej rozmowie.

Kto widzi które rozmowy

Każdy pracownik ma poziom widoczności ustawiany przez administratora. Domyślnie dla portalu jest to wszystkie czaty, a dla poszczególnych osób można go zmienić na stronie Staff.

Administratorzy Bitrix24 zawsze widzą wszystko. Reguła jest egzekwowana na serwerze, a nie tylko ukryta w interfejsie. Sprawdzane są lista, wyszukiwanie, sama rozmowa, każda akcja w niej i każde wysłanie wiadomości.

Filtr Wszyscy pracownicy nad listą zawiera tylko tych współpracowników, których rozmowy wolno Państwu zobaczyć. Osoba z ustawieniem Tylko moje nie ma tego filtra. Osoba z ustawieniem Dział widzi tylko współpracowników ze swojego działu. Nie trzeba niczego konfigurować, filtr wynika z powyższego poziomu.

Po zamknięciu rekordu

Karta Zamknięte leady i deale w regułach czatu usuwa rozmowę z listy dotychczasowego odpowiedzialnego pracownika po określonej liczbie dni od zamknięcia leada lub deala. Wartość 0 oznacza, że rozmowa znika natychmiast. Czat wraca do osoby, która otrzyma kolejny lead lub deal tego klienta. Administratorzy i osoby widzące wszystkie czaty nie podlegają tej regule.

Zmiana etapu CRM z poziomu czatu

Nagłówek rozmowy pokazuje etap powiązanego leada lub deala. To, kto może go zmienić, określa ustawienie reguł czatu Wybór etapu w WASync Chat. Edytować je może tylko administrator Bitrix24.

Reguły czatu

Kto może zmienić etap

Tylko administratorzy

Ustawienie jest egzekwowane na serwerze, a uprawnienia CRM Bitrix24 nadal obowiązują dodatkowo. Operator, który nie może edytować rekordu w Bitrix24, nie przeniesie go także na inny etap tutaj.

Wymagane pola przed zmianą etapu

Bitrix24 stosuje pola „wymagane na tym etapie” tylko we własnym formularzu, a nie przy zmianie etapu przez API. WASync dodaje własną regułę. W regułach czatu opcja Przed przeniesieniem do etapu poproś o te pola pozwala administratorowi wskazać, dla leadów i dla każdego lejka deali, pola, które trzeba wypełnić na poszczególnych etapach.

Gdy operator zmienia etap, panel prosi o te pola, wstępnie wypełnione danymi z rekordu. Etap zmienia się dopiero po ich wypełnieniu, w jednej aktualizacji CRM. Anuluj pozostawia etap bez zmian. Chat Flows nie są objęte tą regułą, a widżet CRM nie ma wyboru etapu.

Tworzenie lub łączenie leada z rozmowy

Utwórz lead na początku niczego nie tworzy. Pokazuje Już w CRM: leady znalezione po numerze telefonu i po powiązanym kontakcie (zamknięte mają oznaczenie Zamknięty) oraz otwarte deale kontaktu. Przy każdym jest przycisk Połącz. Pod listą znajduje się Utwórz nowy lead.

W rozmowie powiązanej tylko z kontaktem przycisk nazywa się Utwórz lub połącz lead, dostępna jest też opcja Połącz z rekordem. Operatorzy widzą tylko te rekordy, na które pozwala ich rola w Bitrix24. Samo otwarcie listy niczego nie tworzy ani nie łączy automatycznie.

Aby przenieść rozmowę, która jest już powiązana, użyj Zmień rekord obok osoby odpowiedzialnej. Otwiera się to samo wyszukiwanie co w Połącz z rekordem. Wybierz lead, deal lub kontakt i potwierdź.

• Zmienia się tylko powiązanie w WASync. Stary rekord zachowuje swoją historię, a w Bitrix24 nic nie jest edytowane.
• Nowe wiadomości są zapisywane w nowym rekordzie.
• Gdy włączona jest opcja Każdy numer tworzy własny lead, zastępowane jest powiązanie tego numeru, a celem musi być lead lub deal.

Informacje o tym, kiedy WASync sam tworzy leady, znajdą Państwo w artykule Leady z czatów WhatsApp.

Szybkie odpowiedzi z użyciem „/”

Szybkie odpowiedzi to zapisane odpowiedzi z krótką nazwą polecenia, wspólne dla całego zespołu (Zespół) lub osobiste (Moje). Działają w WASync Chat i w zakładce WhatsApp w CRM.

Wpisz / na początku pola wiadomości lub po spacji. Otworzy się lista z odpowiedziami już uzupełnionymi danymi otwartego klienta. Pisz dalej, aby filtrować (/cuo), wybierz strzałkami i naciśnij Enter lub Tab, aby wstawić. Odpowiedź nigdy nie jest wysyłana sama, więc można ją wcześniej edytować. Esc zamyka listę. Przycisk z błyskawicą obok pola działa tak samo dla osób korzystających z myszy i telefonu.

Dzień dobry, ile kosztuje plan premium?

Dzień dobry, Mario! /price

Zmienne są uzupełniane na serwerze w chwili wstawienia odpowiedzi:

Odpowiedź może mieć wersje w innych językach. Lista wybiera wersję zgodną z krajem numeru telefonu klienta.

Odpowiedziami zarządza się na stronie Szybkie odpowiedzi (ikona błyskawicy w menu aplikacji), dostępnej dla administratorów i osób z uprawnieniem zapisu w Ustawieniach. Zawiera listę odpowiedzi Zespołu i Moich z możliwością dodawania, edycji i usuwania, wersje językowe, informacje o tym, jak często i kiedy każdą użyto, oraz opcję przekazania odpowiedzi osobistej do zespołu.

• Zapisz jako szybką odpowiedź (menu przy każdej wysłanej wiadomości) zamienia wiadomość w odpowiedź, z imieniem klienta, powitaniem i tytułem rekordu zastąpionymi zmiennymi.
• Gdy wstawisz odpowiedź, zmienisz ją i wyślesz, WASync zapyta, czy zaktualizować zapisaną odpowiedź Twoją wersją.

Szablony na numerach Business API

Na numerze WhatsApp Business API rozmowa poza oknem 24 godzin przyjmuje tylko zatwierdzone szablony. Pole wiadomości oznacza taki numer jako tylko szablony (po upływie 24 h), a wybór szablonu przejmuje jego rolę.

Okno otwiera się tylko wtedy, gdy klient do Państwa napisze. Kontakt, który nigdy nie pisał albo którego ostatnia wiadomość jest starsza niż 24 godziny, ma zablokowane pole wiadomości z wyjaśnieniem i przyciskiem Wybierz szablon, w WASync Chat i w zakładce WhatsApp rekordu CRM. Nieodebrane lub wykonane połączenie nie otwiera okna. Jeśli wysłanie dowolnego tekstu zostanie mimo to odrzucone przez regułę WhatsApp, wiadomość nie jest wysyłana, a pole wiadomości pokazuje powód: Wiadomość nie została wysłana, ponieważ ten kontakt jest poza oknem 24 godzin. Najpierw wyślij szablon. Blokada znika w chwili, gdy klient odpowie.

Szablony z nagłówkiem w postaci obrazu, wideo lub dokumentu zachowują plik przesłany podczas ich tworzenia. Każde wysłanie z WASync Chat domyślnie z niego korzysta. Operator widzi wstępnie wybrany Obraz szablonu z podglądem i może go jeszcze zmienić przed wysłaniem. W przypadku szablonów zatwierdzonych wcześniej lub utworzonych w interfejsie Meta opcja Ustaw obraz domyślny na liście szablonów ustawia plik jednorazowo.

Jak tworzyć i zatwierdzać szablony: Szablony WhatsApp Business API.

Długie wiadomości

W WhatsApp Business API tekst dłuższy niż 4096 znaków jest wysyłany jako kilka wiadomości, w kolejności, z potwierdzeniami dostarczenia przy każdej z nich. W Bitrix24 operator nadal widzi jedną oryginalną wiadomość. Limit wynosi 10 wiadomości (około 40 000 znaków). Po jego przekroczeniu operator dowiaduje się, że wiadomość jest za długa, i nic nie zostaje wysłane.

Wysyłanie z właściwego numeru

Gdy klient napisał do dwóch lub więcej Państwa numerów, WASync Chat utrzymuje jedną rozmowę z całą historią tej osoby. Mała plakietka przez +numer oznacza wiadomości, które przyszły przez inny numer niż ten wybrany do odpowiedzi.

Pole wiadomości zawsze pokazuje numer, z którego zostanie wysłana odpowiedź. Przy dwóch lub więcej numerach staje się listą wyboru (Wyślij z numeru). Domyślnie wybierany jest numer, na który klient napisał ostatnio. Numer Business API poza oknem 24 godzin jest oznaczony jako tylko szablony.

Każda ścieżka wysyłania uwzględnia wybrany numer: tekst, pliki, szablony, wiadomości głosowe, notatki, przejęcie rozmowy oraz zmiany etapu lub osoby odpowiedzialnej zapisywane w CRM.