WhatsApp sohbetlerinden lead'ler

Bu sayfadaki her şey tek bir yerde bulunur: Bitrix24'te WASync uygulamasını açın ve sol menüden WASync Chat'i seçin. Sayfayı Settings'i okuyabilen kişiler görür; kaydetmek için Settings'e yazma erişimi gerekir.

Aşağıdaki kurallar, WASync üzerinden bağlanan numaralar için geçerlidir: hem QR ile eşleştirilenler hem de resmî WhatsApp Business API numaraları. Ekibinizin elle oluşturduğu lead'lere veya deal'lere asla dokunmazlar.

Bilinmeyen numaralardan gelen yeni sohbetler

CRM'inizde olmayan bir numara size ilk kez yazıyor. WASync'in ne yapacağını siz seçersiniz:

Lead; müşterinin adını ve telefonunu, WhatsApp hattının CRM kaynağını ve mesaj bir Click-to-WhatsApp reklamından geldiyse reklamın atıf bilgilerini (UTM alanları ve reklam adı) taşır. Görüşme lead'e bağlanır; böylece lead'in sorumlusu sohbeti görür ve lead'in aşaması görüşmenin üzerinde gösterilir.

Üç anahtar kuralı daha ayrıntılı hâle getirir:

• Also on connections bound to an Open Line. Varsayılan olarak bir Bitrix24 Open Line'a bağlı numara atlanır, çünkü Bitrix24 orada kendi lead'ini oluşturur. Bunu yalnızca bir operatör sohbeti üstlendiğinde yapar, bu da bazen saatler sonra olur. Bunu açarsanız lead ilk mesajdan itibaren var olur.
• Also when an operator writes first. CRM'inizde olmayan bir numaraya WASync Chat'ten başlatılan görüşme hemen bir lead alır ve yazan operatöre atanır.
• Also create a lead when the number is already a contact but has no open lead or deal. Kapalıyken, bilinen bir contact yalnızca contact kartına bağlanır. Açıkken WASync, mevcut contact'a bağlı bir lead oluşturur (yinelenen contact oluşmaz) ve yukarıdaki kurala göre atar.

CRM'inizde zaten bulunan numaralar

Numara Bitrix24'te varsa WASync müşterinin açık kaydını arar ve görüşmeyi şu sırayla ona bağlar: önce açık bir deal, sonra açık bir lead, sonra contact. Dönüştürülmüş bir lead, deal'ini izler.

Each number creates its own lead, birden fazla WhatsApp numarası veya WASync'in yanında başka bir WhatsApp aracı kullanan ekipler için "açık kayıt"ın ne anlama geldiğini değiştirir. Açıkken, açık bir lead veya deal yalnızca müşterinin yazdığı WhatsApp numarasıyla oluşturulmuş ya da bu numaradan bağlanmışsa sayılır. Bir reklamdan yeni bir numaraya ulaşan müşteri, mevcut contact'ına bağlı olarak o numara için bir lead alır; eski kayda dokunulmaz ve müşterinin o numaradaki sonraki mesajları aynı lead'e gider.

Kapanmış bir lead'den sonra yeniden iletişim penceresi

Bir müşterinin lead'i lost olarak işaretlenir. Dakikalar ya da saatler sonra müşteri tekrar yazar: "teşekkürler", "bir sorum daha var" ya da aynı reklama dokunur. Pencere yoksa yukarıdaki kurallar açık kaydı olmayan bir contact görür ve hemen yeni bir lead oluşturur.

Re-contact window after a closed lead (hours) alanını, o müşteriden gelen bir mesajın bunun yerine lost lead'e gideceği saat sayısına ayarlayın:

• 0 (her hesapta varsayılan) bugünkü davranışı korur: yeni bir lead.
• 720'ye (30 gün) kadar herhangi bir değer kabul edilir. Çoğu ekip 24 ile 72 arasında bir değer seçer.

Pencere içinde:

1. Yeni lead oluşturulmaz. Görüşme lost lead'e bağlı kalır ve mesajlar onun zaman akışına düşer.
2. Reopen the lost lead when the client writes back açıksa lead ayrıca açık bir aşamaya taşınır ve temsilcinin listesinde yeniden görünür. Aşama, Stage the lead returns to alanıdır: lead hattınızın ilk açık durumu (genellikle New) veya seçtiğiniz herhangi bir açık aşama. Seçilen aşama artık yoksa ya da kapalı bir aşamaysa WASync ilk açık duruma geri döner.
3. Pencereden sonra bir sonraki mesaj yeniden yukarıdaki kurallarla işlenir; bu da çoğunlukla yeni bir lead anlamına gelir.

Pencerenin değiştirmedikleri:

• Won lead'ler. Dönüştürülmüş bir lead'in bir deal'i vardır; görüşme zaten bu deal'i izler, bu yüzden pencere ona hiçbir zaman uygulanmaz.
• Başlarken lead oluşturan Chat Flows, aynı pencereyi kullanır: pencere içinde bir reklamdan yeniden giren müşteri ikinci bir lead'e değil, lost lead'e düşer.
• Ayarı kaydetmeden önce kapanmış kayıtlar. Pencere lead'in kapanış zamanını okur; bu nedenle kaydettiğiniz andan itibaren geçerli olur ve kısa süre önce kapanmış lead'leri de kapsar, ancak daha önce oluşturulmuş kopyaları birleştirmez.

Alan yalnızca Also create a lead when the number is already a contact… veya Each number creates its own lead açıkken etkindir; ikisi de kapalıyken bilinen bir contact asla yeni lead almaz, dolayısıyla pencerenin engelleyeceği bir şey yoktur.

Reklam odaklı bir satış ekibi için tipik kurulum

• Yeni numaralar için Fixed person veya Round-robin.
• Lead'lerin ilk mesajdan itibaren var olması için Also on connections bound to an Open Line açık.
• Geri dönen müşterilerin yeni talep için yeni bir lead alması için Also create a lead when the number is already a contact… açık.
• Re-contact window 72 saat, Reopen the lost lead açık, aşama New.

Bu ayarla, lost bir lead müşteri üç gün içinde geri dönmedikçe kapalı kalır; döndüğünde temsilci aynı lead'in, tüm görüşmesiyle birlikte yeniden açıldığını görür.

Kapanmış lead'ler ve deal'ler

Ayrı Closed leads and deals kartı, kaydı kapandıktan sonra bir görüşmeyi kimin görmeye devam edeceğine karar verir: önceki sorumlu, belirlediğiniz gün sayısı boyunca görüşmeyi tutar (0 = hemen kaybolur) ve sohbet, müşterinin bir sonraki lead'ini veya deal'ini alan kişi için yeniden görünür. Yöneticiler ve tüm sohbetleri görenler bundan etkilenmez.

WASync Chat'te aşama seçici

Stage picker in WASync Chat kartı, WASync Chat başlığından bir görüşmenin CRM aşamasını kimin değiştirebileceğine karar verir. Bitrix24'te WASync uygulamasını açın ve sol menüden WASync Chat'i seçin. Bunu yalnızca bir Bitrix24 yöneticisi değiştirebilir.

• All operators (varsayılan): sohbeti açabilen herkes aşama açılır listesini görür ve kaydı taşıyabilir.
• Admins only: yöneticiler açılır listeyi korur; diğer herkes mevcut aşamayı salt okunur bir etiket olarak görür.
• Hidden (read-only for everyone): kimse aşamayı WASync Chat'ten değiştiremez. Mevcut aşama yine de Bitrix24 rengiyle gösterilir.

Bu ayar yalnızca erişimi daraltır. Bitrix24 CRM izinleri bunun üzerine yine geçerlidir: Bitrix24'te bir kaydı düzenleyemeyen operatör, aşamasını WASync Chat'ten de taşıyamaz. "Aşama değişikliğinden önce zorunlu alanlar" kuralları, aşamayı hâlâ değiştirebilen kişiler için çalışmaya devam eder.

İlgili sayfalar

• WASync'te Smart Processes (SPA): aynı kurallar görüşmeleri Smart Process öğelerine bağlar.
• Changelog, 15 Ekim 2026: yeniden iletişim penceresinin yayınlandığı tarih.
• Changelog, 16 Ekim 2026: aşama seçici ayarının yayınlandığı tarih.