Leads desde chats de WhatsApp

Todo lo que contiene esta página está en un solo lugar: abra la aplicación WASync en Bitrix24 y elija WASync Chat en el menú de la izquierda. La página es visible para las personas que pueden leer Settings; para guardar se necesita acceso de escritura a Settings.

Las reglas siguientes se aplican a los números conectados a través de WASync, tanto los emparejados por QR como los de la WhatsApp Business API oficial. Nunca modifican los leads ni las negociaciones que su equipo crea a mano.

Chats nuevos de números desconocidos

Un número que no está en su CRM le escribe por primera vez. Elija qué hace WASync:

El lead incluye el nombre y el teléfono del cliente, la fuente del CRM de la línea de WhatsApp y, cuando el mensaje llegó desde un anuncio de Click-to-WhatsApp, la atribución del anuncio (campos UTM y nombre del anuncio). La conversación queda vinculada al lead, de modo que el responsable del lead ve el chat y la etapa del lead aparece en la conversación.

Tres interruptores afinan la regla:

• Also on connections bound to an Open Line. De forma predeterminada se omite un número que está conectado a un Open Line de Bitrix24, porque Bitrix24 crea allí su propio lead. Lo hace solo cuando un operador toma el chat, a veces horas después. Active esta opción y el lead existirá desde el primer mensaje.
• Also when an operator writes first. Una conversación iniciada desde WASync Chat hacia un número que no está en su CRM obtiene un lead de inmediato, asignado al operador que escribió.
• Also create a lead when the number is already a contact but has no open lead or deal. Sin esta opción, un contacto conocido se vincula únicamente a su ficha de contacto. Con ella, WASync crea un lead asociado al contacto existente (sin duplicar el contacto) y lo asigna según la regla anterior.

Números que ya están en su CRM

Cuando el número existe en Bitrix24, WASync busca el registro abierto del cliente y vincula la conversación a él, en este orden: una negociación abierta, luego un lead abierto y, por último, el contacto. Un lead que fue convertido sigue a su negociación.

Each number creates its own lead cambia lo que significa "registro abierto" para los equipos que usan varios números de WhatsApp u otra herramienta de WhatsApp junto con WASync. Con esta opción activada, un lead o una negociación abiertos cuentan solo si se crearon o vincularon desde el mismo número de WhatsApp al que escribió el cliente. Un cliente que llega a un número nuevo desde un anuncio obtiene un lead para ese número, asociado a su contacto existente; el registro anterior no se toca, y los siguientes mensajes del cliente en ese número van a ese mismo lead.

Ventana de recontacto después de un lead cerrado

El lead de un cliente se marca como perdido. Minutos u horas después, vuelve a escribir: "gracias", "una pregunta más", o toca el mismo anuncio. Sin una ventana, las reglas anteriores ven un contacto sin registro abierto y crean un lead nuevo de inmediato.

Configure Re-contact window after a closed lead (hours) con el número de horas durante las cuales un mensaje de ese cliente vuelve al lead perdido en lugar de crear uno nuevo:

• 0 (el valor predeterminado en todas las cuentas) mantiene el comportamiento actual: un lead nuevo.
• Se acepta cualquier valor hasta 720 (30 días). La mayoría de los equipos elige entre 24 y 72.

Dentro de la ventana:

1. No se crea ningún lead nuevo. La conversación sigue vinculada al lead perdido y los mensajes llegan a su cronología.
2. Con Reopen the lost lead when the client writes back activado, el lead también pasa a una etapa abierta, de modo que vuelve a aparecer en la lista del agente. La etapa es Stage the lead returns to: el primer estado abierto de su embudo de leads (normalmente New) o cualquier etapa abierta que usted elija. Si la etapa elegida ya no existe o es una etapa cerrada, WASync recurre al primer estado abierto.
3. Pasada la ventana, el siguiente mensaje se gestiona de nuevo con las reglas anteriores, lo que normalmente significa un lead nuevo.

Lo que la ventana no cambia:

• Leads ganados. Un lead convertido tiene una negociación; la conversación ya sigue a esa negociación, por lo que la ventana nunca se aplica.
• Chat Flows que crean un lead al iniciarse usan la misma ventana: un cliente que vuelve a entrar desde un anuncio dentro de la ventana llega al lead perdido, no a un segundo lead.
• Registros cerrados antes de guardar la configuración. La ventana lee la hora de cierre del lead, por lo que se aplica desde el momento en que usted guarda, incluidos los leads que se cerraron poco antes, pero no fusiona los duplicados creados anteriormente.

El campo solo está habilitado mientras Also create a lead when the number is already a contact… o Each number creates its own lead estén activados; con ambos desactivados, un contacto conocido nunca obtiene un lead nuevo, así que la ventana no tiene nada que evitar.

Una configuración típica para un equipo de ventas basado en anuncios

• Fixed person o Round-robin para los números nuevos.
• Also on connections bound to an Open Line activado, para que los leads existan desde el primer mensaje.
• Also create a lead when the number is already a contact… activado, para que los clientes que regresan obtengan un lead nuevo por la nueva consulta.
• Re-contact window de 72 horas, Reopen the lost lead activado, etapa New.

Con esto, un lead perdido sigue cerrado a menos que el cliente regrese dentro de tres días; cuando lo hace, el agente ve el mismo lead reabierto con toda la conversación en él.

Leads y negociaciones cerrados

La tarjeta independiente Closed leads and deals decide quién sigue viendo una conversación después de que su registro se cierra: el antiguo responsable la conserva durante el número de días que usted establezca (0 = desaparece de inmediato), y el chat reaparece para quien reciba el siguiente lead o negociación del cliente. Los administradores y las personas que ven todos los chats no se ven afectados.

Selector de etapa en WASync Chat

La tarjeta Stage picker in WASync Chat decide quién puede cambiar la etapa del CRM de una conversación desde el encabezado de WASync Chat. Abra la aplicación WASync en Bitrix24 y elija WASync Chat en el menú de la izquierda. Solo un administrador de Bitrix24 puede cambiarla.

• All operators (predeterminado): todas las personas que pueden abrir el chat ven el menú desplegable de etapas y pueden mover el registro.
• Admins only: los administradores conservan el menú desplegable; los demás ven la etapa actual como una etiqueta de solo lectura.
• Hidden (read-only for everyone): nadie puede cambiar la etapa desde WASync Chat. La etapa actual se sigue mostrando, con su color de Bitrix24.

Esta configuración solo restringe el acceso. Los permisos del CRM de Bitrix24 se siguen aplicando además: un operador que no puede editar un registro en Bitrix24 tampoco puede cambiar su etapa desde WASync Chat. Las reglas de "campos obligatorios antes de un cambio de etapa" siguen funcionando para las personas que todavía pueden cambiar la etapa.

Relacionado

• Smart Processes (SPA) en WASync: las mismas reglas vinculan las conversaciones con elementos de Smart Processes.
• Changelog, 15 de octubre de 2026: cuándo se lanzó la ventana de recontacto.
• Changelog, 16 de octubre de 2026: cuándo se lanzó la configuración del selector de etapa.