Lead da chat WhatsApp

Come WASync trasforma una nuova conversazione WhatsApp in un lead di Bitrix24, a chi viene assegnato, cosa succede quando il numero è già presente nel CRM e la finestra di ricontatto che mantiene sullo stesso record il cliente che scrive di nuovo dopo la chiusura di un lead.

Tutto quello che trovate in questa pagina si trova in un unico posto: aprite l'app WASync in Bitrix24 e scegliete WASync Chat nel menu a sinistra. La pagina è visibile alle persone che possono leggere le Impostazioni; per salvare serve l'accesso in scrittura alle Impostazioni.

Le regole seguenti valgono per i numeri collegati tramite WASync, sia quelli associati tramite QR sia quelli della WhatsApp Business API ufficiale. Non toccano mai i lead o le trattative che il vostro team crea a mano.

Nuove chat da numeri sconosciuti

Un numero che non è nel vostro CRM vi scrive per la prima volta. Scegliete cosa fa WASync:

Opzione	Cosa succede
Off	La chat è visibile alle persone che vedono tutte le chat. Non viene creato alcun record nel CRM.
Round-robin	WASync crea un lead e lo assegna alla persona successiva dell'elenco che avete selezionato.
Persona fissa	WASync crea un lead e lo assegna a quella persona.

Il lead riporta il nome e il telefono del cliente, la fonte CRM della linea WhatsApp e, quando il messaggio proviene da un annuncio Click-to-WhatsApp, l'attribuzione dell'annuncio (campi UTM e nome dell'annuncio). La conversazione è collegata al lead, quindi il responsabile del lead vede la chat e la fase del lead compare nella conversazione.

Tre interruttori affinano la regola:

Anche sulle connessioni associate a una Open Line. Per impostazione predefinita un numero collegato a una Open Line di Bitrix24 viene saltato, perché Bitrix24 crea lì il proprio lead. Lo fa solo quando un operatore prende in carico la chat, a volte dopo ore. Attivando questa opzione, il lead esiste fin dal primo messaggio.
Anche quando scrive prima un operatore. Una conversazione avviata da WASync Chat verso un numero che non è nel vostro CRM ottiene subito un lead, assegnato all'operatore che ha scritto.
Crea un lead anche quando il numero è già un contatto ma non ha lead o trattative aperti. Senza questa opzione, un contatto noto viene collegato solo alla sua scheda contatto. Con l'opzione attiva, WASync crea un lead collegato al contatto esistente (nessun contatto duplicato) e lo assegna secondo la regola indicata sopra.

Numeri già presenti nel CRM

Quando il numero esiste in Bitrix24, WASync cerca il record aperto del cliente e vi collega la conversazione, in quest'ordine: una trattativa aperta, poi un lead aperto, poi il contatto. Un lead convertito segue la sua trattativa.

Ogni numero crea il proprio lead cambia il significato di «record aperto» per i team che usano più numeri WhatsApp o un altro strumento WhatsApp accanto a WASync. Con l'opzione attiva, un lead o una trattativa aperti contano solo se sono stati creati o collegati dallo stesso numero WhatsApp a cui il cliente ha scritto. Un cliente che raggiunge un nuovo numero da un annuncio ottiene un lead per quel numero, collegato al suo contatto esistente; il vecchio record non viene toccato e i messaggi successivi del cliente su quel numero vanno a quello stesso lead.

Finestra di ricontatto dopo un lead chiuso

Il lead di un cliente viene contrassegnato come perso. Minuti o ore dopo il cliente scrive di nuovo: «grazie», «un'altra domanda», oppure tocca lo stesso annuncio. Senza una finestra, le regole sopra vedono un contatto senza record aperto e creano subito un nuovo lead.

Impostate Finestra di ricontatto dopo un lead chiuso (ore) sul numero di ore durante le quali un messaggio di quel cliente torna invece al lead perso:

0 (il valore predefinito su ogni account) mantiene il comportamento attuale: un nuovo lead.
È accettato qualsiasi valore fino a 720 (30 giorni). La maggior parte dei team sceglie tra 24 e 72.

All'interno della finestra:

Non viene creato alcun nuovo lead. La conversazione resta collegata al lead perso e i messaggi finiscono nella sua timeline.
Con Riapri il lead perso quando il cliente scrive di nuovo attivo, il lead passa anche a una fase aperta, così riappare nell'elenco dell'operatore. La fase è Fase in cui torna il lead: il primo stato aperto della vostra pipeline dei lead (di solito Nuovo) o qualsiasi fase aperta a vostra scelta. Se la fase scelta non esiste più o è una fase chiusa, WASync ricorre al primo stato aperto.
Dopo la finestra, il messaggio successivo viene gestito di nuovo dalle regole sopra, il che di solito significa un nuovo lead.

Cosa non cambia con la finestra:

Lead vinti. Un lead convertito ha una trattativa; la conversazione segue già quella trattativa, quindi la finestra non si applica mai.
I Chat Flows che creano un lead quando partono usano la stessa finestra: un cliente che rientra da un annuncio all'interno della finestra finisce sul lead perso, non su un secondo lead.
Record chiusi prima del salvataggio dell'impostazione. La finestra legge l'ora di chiusura del lead, quindi si applica dal momento in cui salvate, inclusi i lead chiusi poco prima, ma non unisce i duplicati creati in precedenza.

Il campo è attivo solo quando è attiva l'opzione Crea un lead anche quando il numero è già un contatto… oppure Ogni numero crea il proprio lead; con entrambe disattivate, un contatto noto non ottiene mai un nuovo lead, quindi la finestra non ha nulla da impedire.

Una configurazione tipica per un team di vendita basato sugli annunci

Persona fissa o Round-robin per i nuovi numeri.
Anche sulle connessioni associate a una Open Line attivo, così i lead esistono fin dal primo messaggio.
Crea un lead anche quando il numero è già un contatto… attivo, così i clienti che ritornano ottengono un lead nuovo per la nuova richiesta.
Finestra di ricontatto di 72 ore, Riapri il lead perso attivo, fase Nuovo.

In questo modo un lead perso resta chiuso a meno che il cliente non torni entro tre giorni; quando succede, l'operatore vede lo stesso lead riaperto con l'intera conversazione al suo interno.

Lead e trattative chiusi

La scheda separata Lead e trattative chiusi decide chi vede ancora una conversazione dopo la chiusura del suo record: il responsabile precedente la mantiene per il numero di giorni impostato (0 = scompare subito) e la chat riappare per chiunque riceva il lead o la trattativa successivi del cliente. Gli amministratori e le persone che vedono tutte le chat non sono interessati.

Selettore di fase in WASync Chat

La scheda Selettore di fase in WASync Chat decide chi può cambiare la fase CRM di una conversazione dall'intestazione di WASync Chat. Aprite l'app WASync in Bitrix24 e scegliete WASync Chat nel menu a sinistra. Solo un amministratore di Bitrix24 può modificarla.

Tutti gli operatori (predefinito): chiunque possa aprire la chat vede il menu a tendina della fase e può spostare il record.
Solo amministratori: gli amministratori mantengono il menu a tendina; tutti gli altri vedono la fase attuale come etichetta di sola lettura.
Nascosto (sola lettura per tutti): nessuno può cambiare la fase da WASync Chat. La fase attuale viene comunque mostrata, con il suo colore di Bitrix24.

Questa impostazione restringe soltanto l'accesso. I permessi CRM di Bitrix24 continuano ad applicarsi: un operatore che non può modificare un record in Bitrix24 non può spostarne la fase nemmeno da WASync Chat. Le regole sui «campi obbligatori prima di un cambio di fase» continuano a funzionare per le persone che possono ancora cambiare la fase.

Smart Processes (SPA) in WASync: le stesse regole collegano le conversazioni agli elementi degli Smart Processes.
Changelog, 15 ottobre 2026: quando è stata rilasciata la finestra di ricontatto.
Changelog, 16 ottobre 2026: quando è stata rilasciata l'impostazione del selettore di fase.

Questa pagina è stata utile?