Smart Processes (SPA) in WASync

Le Smart Processes di Bitrix24 (SPA, "smart process automation") sono entità CRM personalizzate accanto a lead e negoziazioni: contratti, richieste di assistenza, prenotazioni, reclami. WASync tratta un elemento SPA come un lead o una negoziazione ovunque abbia senso:

• la scheda WASync nella card dell'elemento mostra la conversazione WhatsApp del cliente dell'elemento;
• una conversazione in WASync Chat può essere collegata a un elemento, e il responsabile dell'elemento conta per il filtro "Assegnato a" e per l'ambito "solo i miei record";
• i messaggi vengono scritti nella timeline dell'elemento (commenti), come su lead e negoziazioni;
• i robot di WASync (invia messaggio, invia template, avvia un Chat Flow, AI) vengono eseguiti dalle regole di automazione del processo, e un Chat Flow può leggere e compilare i campi dell'elemento.

Di cosa ha bisogno l'elemento

Un elemento SPA non ha un proprio numero di telefono. WASync raggiunge la persona tramite il cliente associato all'elemento: il contatto (o l'azienda) nel campo Cliente dell'elemento. Questo campo esiste solo se il processo è stato creato con Cliente attivato (CRM → Smart Processes → il processo → Impostazioni → Cliente).

• Processo senza Cliente: la scheda WASync spiega che non c'è nessuno a cui scrivere e rimanda alla card dell'elemento. Attivi Cliente nelle impostazioni del processo, poi associ un contatto all'elemento.
• Elemento con un contatto senza telefono: la scheda propone di aggiungere il numero, come su una negoziazione.
• Più contatti su un solo elemento: WASync usa prima il contatto principale, poi gli altri nell'ordine dell'elemento, infine il telefono dell'azienda.

La scheda WASync nella card dell'elemento

Apra un qualsiasi elemento del processo. La scheda WASync funziona come quella delle negoziazioni: la conversazione con il cliente, l'invio di testo, file, messaggi vocali e (con il piano API ufficiale) template. L'intestazione mostra il titolo, la fase e il responsabile dell'elemento.

La scheda viene aggiunta automaticamente:

• all'installazione, per ogni processo esistente in quel momento;
• quando un processo viene creato o modificato in seguito (WASync ascolta gli eventi di processo di Bitrix24), e una volta al giorno come rete di sicurezza;
• subito, se un amministratore apre WASync → Settings → Reinstall placements.

Se un processo appena creato non mostra ancora la scheda, ricarichi la pagina dopo un minuto oppure usi Reinstall placements.

Collegare una conversazione a un elemento

In WASync Chat, apra la conversazione → Link to record. Quando il portale ha Smart Processes, sopra la ricerca compare un selettore del tipo: scelga il processo, digiti almeno due lettere del titolo dell'elemento, scelga l'elemento. La riga della posta in arrivo mostra poi il nome del processo come chip del record, l'intestazione mostra il responsabile e la fase dell'elemento, e Change record consente di spostare la conversazione su un altro elemento.

Si applicano i permessi di Bitrix24: la ricerca viene eseguita come operatore, quindi vengono proposti solo gli elementi che quella persona può vedere.

Timeline

Con l'impostazione predefinita della timeline, ogni messaggio viene scritto come commento sui record che riportano il telefono del cliente — lead, negoziazioni, contatti, aziende — e sull'elemento collegato. Con Timeline target → conversation record, i messaggi vengono scritti una sola volta, sul record a cui la conversazione è collegata, che può essere un elemento SPA.

Robot sulle regole di automazione

Apra il processo → Regole di automazione. I robot di WASync sono elencati nel gruppo WASync, esattamente come su lead e negoziazioni:

• Send WhatsApp message / Send WhatsApp template (WABA): il destinatario è il cliente dell'elemento (contatto principale, altri contatti, azienda, in quest'ordine). I {{Fields}} dell'elemento, del suo contatto e della sua azienda sono disponibili nel testo.
• Start a Chat Flow: avvia un flusso il cui tipo di record è questo processo (vedi sotto).
• AI robot: come sulle negoziazioni.

Dopo aver installato o aggiornato WASync, ricarichi una volta la pagina di automazione: Bitrix24 mette in cache le definizioni dei robot fino al ricaricamento della pagina.

Chat Flows su un processo

Nell'editor di Chat Flows, il selettore Record elenca ogni processo che ha l'automazione attiva. Un flusso creato per un processo:

• parte solo da una regola di automazione di quel processo (il robot Start a Chat Flow); i trigger "primo messaggio" e "parola chiave" non sono disponibili, perché un messaggio da un numero nuovo non può creare un elemento da solo;
• può leggere e compilare i campi dell'elemento (Fill in a field, Insert field), compresi i campi personalizzati, e i campi del contatto e dell'azienda dell'elemento;
• può spostare l'elemento con Set stage → Move item: scelga la pipeline (quando il processo ne ha più d'una) e la fase;
• può assegnare l'elemento, creare un'attività su di esso e passare la conversazione a un operatore, come su una negoziazione.

{{record.stage}} restituisce il nome della fase, {{record.title}} il titolo dell'elemento.

Attribuzione degli annunci (Click-to-WhatsApp)

Quando una conversazione nata da un annuncio Click-to-WhatsApp viene collegata a un elemento, WASync compila i campi UTM nativi dell'elemento (source, medium, campaign, content, term) se sono ancora vuoti, e lascia un commento nella timeline con l'annuncio. I campi personalizzati UF_CRM_CTWA_* non vengono creati sulle Smart Processes: Bitrix24 non consente a un'applicazione di aggiungervi campi utente.

Limiti in questa versione

• Le Automations v2 (invii guidati da eventi) e il robot Send conversion to Meta restano su lead e negoziazioni.
• Un flusso non può creare un elemento SPA da una nuova conversazione; colleghi la conversazione a un elemento oppure avvii il flusso dall'automazione del processo.
• Gli allegati From CRM field in Chat Flows leggono solo i campi file di lead e negoziazioni.
• Le chiamate avviate dalla card dell'elemento non sono ancora collegate all'elemento.

REST e MCP

Nella Platform API non cambia nulla: gli elementi sono gli oggetti crm.item.* di Bitrix24. Nei dati di WASync, un elemento collegato appare con il tipo di record dynamic_<entityTypeId> (ad esempio dynamic_137) ovunque i lead compaiano come lead e le negoziazioni come deal.