Leads aus WhatsApp-Chats

Alles auf dieser Seite finden Sie an einer Stelle: Öffnen Sie die WASync-App in Bitrix24 und wählen Sie im linken Menü WASync Chat. Die Seite ist für Personen sichtbar, die die Einstellungen lesen dürfen; zum Speichern ist Schreibzugriff auf die Einstellungen nötig.

Die folgenden Regeln gelten für Nummern, die über WASync verbunden sind – sowohl für per QR gekoppelte als auch für Nummern der offiziellen WhatsApp Business API. Leads oder Deals, die Ihr Team von Hand anlegt, berühren sie nie.

Neue Chats von unbekannten Nummern

Eine Nummer, die nicht in Ihrem CRM steht, schreibt Ihnen zum ersten Mal. Legen Sie fest, was WASync tut:

Der Lead enthält Name und Telefonnummer des Kunden, die CRM-Quelle der WhatsApp-Leitung und – wenn die Nachricht von einer Click-to-WhatsApp-Anzeige kam – die Attribution der Anzeige (UTM-Felder und Anzeigenname). Die Unterhaltung wird mit dem Lead verknüpft. So sieht der Verantwortliche des Leads den Chat, und die Phase des Leads wird in der Unterhaltung angezeigt.

Drei Schalter verfeinern die Regel:

• Also on connections bound to an Open Line. Standardmäßig wird eine Nummer, die mit einer Bitrix24 Open Line verbunden ist, übersprungen, weil Bitrix24 dort selbst einen Lead anlegt. Das geschieht erst, wenn ein Operator den Chat übernimmt, manchmal erst Stunden später. Schalten Sie die Option ein, dann existiert der Lead ab der ersten Nachricht.
• Also when an operator writes first. Eine Unterhaltung, die aus WASync Chat mit einer Nummer beginnt, die nicht in Ihrem CRM steht, erhält sofort einen Lead, der dem schreibenden Operator zugewiesen wird.
• Also create a lead when the number is already a contact but has no open lead or deal. Ohne diese Option wird ein bekannter Kontakt nur mit seiner Kontaktkarte verknüpft. Mit ihr erstellt WASync einen Lead, der an den bestehenden Kontakt angehängt wird (kein doppelter Kontakt), und weist ihn nach der obigen Regel zu.

Nummern, die bereits in Ihrem CRM stehen

Existiert die Nummer in Bitrix24, sucht WASync den offenen Datensatz des Kunden und verknüpft die Unterhaltung damit, in dieser Reihenfolge: ein offener Deal, dann ein offener Lead, dann der Kontakt. Ein konvertierter Lead folgt seinem Deal.

Each number creates its own lead ändert, was „offener Datensatz“ bedeutet, für Teams, die mehrere WhatsApp-Nummern oder neben WASync ein weiteres WhatsApp-Tool betreiben. Ist die Option eingeschaltet, zählt ein offener Lead oder Deal nur, wenn er von derselben WhatsApp-Nummer aus erstellt oder verknüpft wurde, an die der Kunde geschrieben hat. Ein Kunde, der über eine Anzeige eine neue Nummer erreicht, erhält einen Lead für diese Nummer, angehängt an seinen bestehenden Kontakt. Der alte Datensatz bleibt unberührt, und die nächsten Nachrichten des Kunden auf dieser Nummer landen im selben Lead.

Wiederkontakt-Fenster nach einem geschlossenen Lead

Der Lead eines Kunden wird als lost markiert. Minuten oder Stunden später schreibt er erneut: „Danke“, „noch eine Frage“ – oder er tippt auf dieselbe Anzeige. Ohne Fenster sehen die obigen Regeln einen Kontakt ohne offenen Datensatz und legen sofort einen neuen Lead an.

Legen Sie bei Re-contact window after a closed lead (hours) die Anzahl der Stunden fest, in denen eine Nachricht dieses Kunden stattdessen zum verlorenen Lead zurückgeht:

• 0 (Standard bei jedem Konto) behält das heutige Verhalten bei: ein neuer Lead.
• Jeder Wert bis 720 (30 Tage) wird akzeptiert. Die meisten Teams wählen zwischen 24 und 72.

Innerhalb des Fensters gilt:

1. Es wird kein neuer Lead erstellt. Die Unterhaltung bleibt mit dem verlorenen Lead verknüpft, und die Nachrichten landen in dessen Timeline.
2. Ist Reopen the lost lead when the client writes back eingeschaltet, wechselt der Lead außerdem in eine offene Phase und erscheint wieder in der Liste des Mitarbeiters. Die Phase ist Stage the lead returns to: der erste offene Status Ihrer Lead-Pipeline (meist New) oder eine beliebige offene Phase Ihrer Wahl. Existiert die gewählte Phase nicht mehr oder ist sie eine geschlossene, greift WASync auf den ersten offenen Status zurück.
3. Nach Ablauf des Fensters wird die nächste Nachricht wieder nach den obigen Regeln behandelt, was meist einen neuen Lead bedeutet.

Was das Fenster nicht ändert:

• Gewonnene Leads. Ein konvertierter Lead hat einen Deal; die Unterhaltung folgt bereits diesem Deal, deshalb gilt das Fenster dafür nie.
• Chat Flows, die beim Start einen Lead erstellen, nutzen dasselbe Fenster: Ein Kunde, der innerhalb des Fensters über eine Anzeige erneut einsteigt, landet auf dem verlorenen Lead und nicht auf einem zweiten.
• Datensätze, die vor dem Speichern der Einstellung geschlossen wurden. Das Fenster liest den Schließzeitpunkt des Leads. Es gilt daher ab dem Moment des Speicherns, auch für Leads, die kurz zuvor geschlossen wurden, führt aber früher entstandene Dubletten nicht zusammen.

Das Feld ist nur aktiv, solange Also create a lead when the number is already a contact… oder Each number creates its own lead eingeschaltet ist. Sind beide aus, erhält ein bekannter Kontakt nie einen neuen Lead – das Fenster hätte also nichts zu verhindern.

Eine typische Konfiguration für ein anzeigengetriebenes Vertriebsteam

• Fixed person oder Round-robin für neue Nummern.
• Also on connections bound to an Open Line eingeschaltet, damit Leads ab der ersten Nachricht existieren.
• Also create a lead when the number is already a contact… eingeschaltet, damit wiederkehrende Kunden für die neue Anfrage einen frischen Lead erhalten.
• Re-contact window 72 Stunden, Reopen the lost lead eingeschaltet, Phase New.

Damit bleibt ein verlorener Lead geschlossen, es sei denn, der Kunde meldet sich innerhalb von drei Tagen wieder. Tut er das, sieht der Mitarbeiter denselben Lead wieder geöffnet, mit der gesamten Unterhaltung darauf.

Geschlossene Leads und Deals

Die separate Karte Closed leads and deals legt fest, wer eine Unterhaltung nach dem Schließen ihres Datensatzes noch sieht: Der bisherige Verantwortliche behält sie für die Anzahl Tage, die Sie festlegen (0 = sie verschwindet sofort), und der Chat erscheint wieder bei der Person, die den nächsten Lead oder Deal des Kunden erhält. Admins und Personen, die alle Chats sehen, sind nicht betroffen.

Phasenauswahl in WASync Chat

Die Karte Stage picker in WASync Chat legt fest, wer die CRM-Phase einer Unterhaltung über die Kopfzeile von WASync Chat ändern darf. Öffnen Sie die WASync-App in Bitrix24 und wählen Sie im linken Menü WASync Chat. Nur ein Bitrix24-Administrator kann dies ändern.

• All operators (Standard): Jeder, der den Chat öffnen kann, sieht die Phasen-Auswahlliste und kann den Datensatz verschieben.
• Admins only: Administratoren behalten die Auswahlliste; alle anderen sehen die aktuelle Phase als schreibgeschütztes Label.
• Hidden (read-only for everyone): Niemand kann die Phase aus WASync Chat ändern. Die aktuelle Phase wird weiterhin in ihrer Bitrix24-Farbe angezeigt.

Diese Einstellung schränkt den Zugriff nur ein. Die CRM-Berechtigungen von Bitrix24 gelten zusätzlich: Ein Operator, der einen Datensatz in Bitrix24 nicht bearbeiten darf, kann auch dessen Phase nicht aus WASync Chat verschieben. Die Regeln für „Pflichtfelder vor einem Phasenwechsel“ gelten weiterhin für die Personen, die die Phase noch ändern dürfen.

Siehe auch

• Smart Processes (SPA) in WASync: Dieselben Regeln verknüpfen Unterhaltungen mit Elementen von Smart Processes.
• Changelog, 15. Oktober 2026: Wann das Wiederkontakt-Fenster veröffentlicht wurde.
• Changelog, 16. Oktober 2026: Wann die Einstellung für die Phasenauswahl veröffentlicht wurde.