Smart Processes (SPA) in WASync

Bitrix24 Smart Processes (SPA, „Smart Process Automation") sind benutzerdefinierte CRM-Entitäten neben Leads und Deals: Verträge, Serviceanfragen, Buchungen, Reklamationen. WASync behandelt ein SPA-Element überall dort wie einen Lead oder einen Deal, wo das sinnvoll ist:

• Der Tab „WASync" in der Elementkarte zeigt die WhatsApp-Konversation mit dem Kunden des Elements.
• Eine Konversation in WASync Chat kann mit einem Element verknüpft werden. Der Verantwortliche des Elements zählt für den Filter „Zugewiesen an" und für den Bereich „Nur meine Datensätze".
• Nachrichten werden in die Timeline des Elements geschrieben (Kommentare), wie bei Leads und Deals.
• WASync-Roboter (Nachricht senden, Vorlage senden, Chat Flow starten, KI) laufen über die Automatisierungsregeln des Prozesses. Ein Chat Flow kann die Felder des Elements lesen und ausfüllen.

Was das Element braucht

Ein SPA-Element hat keine eigene Telefonnummer. WASync erreicht die Person über den Kunden, der am Element hinterlegt ist: den Kontakt (oder das Unternehmen) im Feld Kunde des Elements. Dieses Feld gibt es nur, wenn der Prozess mit aktivierter Option Kunde erstellt wurde (CRM → Smart Processes → der Prozess → Einstellungen → Kunde).

• Prozess ohne Kunde: Der Tab „WASync" erklärt, dass es niemanden gibt, an den Sie schreiben können, und verweist auf die Elementkarte. Aktivieren Sie Kunde in den Prozesseinstellungen und verknüpfen Sie dann einen Kontakt mit dem Element.
• Element mit einem Kontakt ohne Telefonnummer: Der Tab bietet an, die Nummer hinzuzufügen, wie bei einem Deal.
• Mehrere Kontakte an einem Element: WASync verwendet zuerst den Hauptkontakt, dann die übrigen in der Reihenfolge des Elements, danach die Telefonnummer des Unternehmens.

Der Tab „WASync" in der Elementkarte

Öffnen Sie ein beliebiges Element des Prozesses. Der Tab WASync funktioniert wie der bei Deals: die Konversation mit dem Kunden, Senden von Text, Dateien, Sprachnachrichten und (im Tarif mit offizieller API) Vorlagen. Die Kopfzeile zeigt Titel, Phase und Verantwortlichen des Elements.

Der Tab wird automatisch hinzugefügt:

• bei der Installation, für jeden Prozess, der zu diesem Zeitpunkt existiert;
• wenn später ein Prozess erstellt oder geändert wird (WASync hört auf die Prozess-Ereignisse von Bitrix24) sowie einmal täglich als Sicherheitsnetz;
• sofort, wenn ein Administrator WASync → Einstellungen → Platzierungen neu installieren öffnet.

Zeigt ein brandneuer Prozess den Tab noch nicht, laden Sie die Seite eine Minute später neu oder verwenden Sie Platzierungen neu installieren.

Eine Konversation mit einem Element verknüpfen

Öffnen Sie in WASync Chat die Konversation → Mit Datensatz verknüpfen. Wenn das Portal Smart Processes hat, erscheint über der Suche eine Typauswahl: Wählen Sie den Prozess, geben Sie mindestens zwei Buchstaben des Elementtitels ein und wählen Sie das Element. Die Zeile im Posteingang zeigt dann den Prozessnamen als Datensatz-Chip, die Kopfzeile zeigt den Verantwortlichen und die Phase des Elements, und mit Datensatz ändern verschieben Sie die Konversation zu einem anderen Element.

Es gelten die Berechtigungen von Bitrix24: Die Suche läuft im Namen des Operators, sodass nur Elemente angeboten werden, die diese Person sehen darf.

Timeline

Mit der Standardeinstellung für die Timeline wird jede Nachricht als Kommentar bei den Datensätzen eingetragen, die die Telefonnummer des Kunden tragen – Leads, Deals, Kontakte, Unternehmen – sowie beim verknüpften Element. Mit Timeline-Ziel → Konversationsdatensatz werden Nachrichten einmalig bei dem Datensatz eingetragen, mit dem die Konversation verknüpft ist; das kann ein SPA-Element sein.

Roboter in Automatisierungsregeln

Öffnen Sie den Prozess → Automatisierungsregeln. Die WASync-Roboter stehen in der Gruppe WASync, genau wie bei Leads und Deals:

• WhatsApp-Nachricht senden / WhatsApp-Vorlage senden (WABA): Empfänger ist der Kunde des Elements (Hauptkontakt, weitere Kontakte, Unternehmen, in dieser Reihenfolge). Die {{Fields}} des Elements, seines Kontakts und seines Unternehmens stehen im Text zur Verfügung.
• Chat Flow starten: startet einen Flow, dessen Datensatztyp dieser Prozess ist (siehe unten).
• KI-Roboter: wie bei Deals.

Laden Sie nach der Installation oder Aktualisierung von WASync die Automatisierungsseite einmal neu: Bitrix24 speichert Roboterdefinitionen zwischen, bis die Seite neu geladen wird.

Chat Flows in einem Prozess

Im Chat-Flows-Editor listet die Auswahl Datensatz jeden Prozess auf, in dem die Automatisierung aktiviert ist. Ein Flow, der für einen Prozess erstellt wurde:

• startet nur über eine Automatisierungsregel dieses Prozesses (den Roboter Chat Flow starten); die Auslöser „Erste Nachricht" und „Stichwort" werden nicht angeboten, weil eine Nachricht von einer neuen Nummer nicht von selbst ein Element anlegen kann;
• kann die Felder des Elements lesen und ausfüllen (Feld ausfüllen, Feld einfügen), auch benutzerdefinierte Felder, sowie die Felder des Kontakts und des Unternehmens des Elements;
• kann das Element mit Phase setzen → Element verschieben weiterbewegen: Wählen Sie die Pipeline (wenn der Prozess mehrere hat) und die Phase;
• kann das Element zuweisen, dafür eine Aktivität anlegen und die Konversation übergeben, wie bei einem Deal.

{{record.stage}} gibt den Namen der Phase aus, {{record.title}} den Titel des Elements.

Anzeigenzuordnung (Click-to-WhatsApp)

Wird eine Konversation, die über eine Click-to-WhatsApp-Anzeige begonnen hat, mit einem Element verknüpft, füllt WASync die nativen UTM-Felder des Elements (Quelle, Medium, Kampagne, Inhalt, Begriff) aus, sofern sie noch leer sind, und hinterlässt einen Timeline-Kommentar mit der Anzeige. Benutzerdefinierte UF_CRM_CTWA_*-Felder werden in Smart Processes nicht angelegt: Bitrix24 erlaubt es einer Anwendung dort nicht, Benutzerfelder hinzuzufügen.

Einschränkungen in dieser Version

• Automatisierungen v2 (ereignisgesteuerte Sendungen) und der Roboter Conversion an Meta senden bleiben auf Leads und Deals beschränkt.
• Ein Flow kann aus einer neuen Konversation kein SPA-Element erstellen. Verknüpfen Sie die Konversation mit einem Element oder starten Sie den Flow über die Automatisierung des Prozesses.
• Anhänge vom Typ Aus CRM-Feld in Chat Flows lesen nur Dateifelder von Leads und Deals.
• Anrufe, die aus der Elementkarte gestartet werden, sind noch nicht mit dem Element verbunden.

REST und MCP

In der Platform API ändert sich nichts: Elemente sind die eigenen crm.item.*-Objekte von Bitrix24. In den Daten von WASync erscheint ein verknüpftes Element als Datensatztyp dynamic_<entityTypeId> (zum Beispiel dynamic_137), überall dort, wo Leads als lead und Deals als deal erscheinen.