Smart Processes (SPA) dans WASync

Les Smart Processes de Bitrix24 (SPA, « smart process automation ») sont des entités CRM personnalisées, à côté des leads et des deals : contrats, demandes de service, réservations, réclamations. WASync traite un élément SPA comme un lead ou un deal partout où cela a du sens :

• l'onglet WASync de la fiche de l'élément affiche la conversation WhatsApp du client de l'élément ;
• une conversation dans WASync Chat peut être liée à un élément, et le responsable de l'élément compte pour le filtre « Assigned to » et pour le périmètre « uniquement mes fiches » ;
• les messages sont écrits dans la timeline de l'élément (commentaires), comme sur les leads et les deals ;
• les robots WASync (envoyer un message, envoyer un modèle, démarrer un Chat Flow, IA) s'exécutent à partir des règles d'automatisation du processus, et un Chat Flow peut lire et remplir les champs de l'élément.

Ce dont l'élément a besoin

Un élément SPA n'a pas de numéro de téléphone propre. WASync joint la personne via le client lié à l'élément : le contact (ou l'entreprise) du champ Client de l'élément. Ce champ n'existe que si le processus a été créé avec l'option Client activée (CRM → Smart Processes → le processus → Paramètres → Client).

• Processus sans Client : l'onglet WASync explique qu'il n'y a personne à qui écrire et renvoie vers la fiche de l'élément. Activez Client dans les paramètres du processus, puis liez un contact à l'élément.
• Élément avec un contact sans téléphone : l'onglet propose d'ajouter le numéro, comme sur un deal.
• Plusieurs contacts sur un même élément : WASync utilise d'abord le contact principal, puis les autres dans l'ordre de l'élément, puis le téléphone de l'entreprise.

L'onglet WASync dans la fiche de l'élément

Ouvrez n'importe quel élément du processus. L'onglet WASync fonctionne comme celui des deals : la conversation avec le client, l'envoi de texte, de fichiers, de messages vocaux et (avec le plan API officielle) de modèles. L'en-tête affiche le titre de l'élément, son étape et son responsable.

L'onglet est ajouté automatiquement :

• à l'installation, pour tous les processus existant à ce moment-là ;
• lorsqu'un processus est créé ou modifié par la suite (WASync écoute les événements de processus de Bitrix24), et une fois par jour par sécurité ;
• immédiatement, si un administrateur ouvre WASync → Settings → Reinstall placements.

Si un tout nouveau processus n'affiche pas encore l'onglet, rechargez la page une minute plus tard ou utilisez Reinstall placements.

Lier une conversation à un élément

Dans WASync Chat, ouvrez la conversation → Link to record. Lorsque le portail possède des Smart Processes, un sélecteur de type apparaît au-dessus de la recherche : choisissez le processus, saisissez au moins deux lettres du titre de l'élément, puis sélectionnez l'élément. La ligne de la boîte de réception affiche alors le nom du processus comme pastille de fiche, l'en-tête affiche le responsable et l'étape de l'élément, et Change record vous permet de déplacer la conversation vers un autre élément.

Les droits Bitrix24 s'appliquent : la recherche s'exécute au nom de l'opérateur, donc seuls les éléments que cette personne peut voir sont proposés.

Timeline

Avec le réglage de timeline par défaut, chaque message est écrit comme commentaire sur les fiches qui portent le téléphone du client — leads, deals, contacts, entreprises — et sur l'élément lié. Avec Timeline target → conversation record, les messages sont écrits une seule fois, sur la fiche à laquelle la conversation est liée, qui peut être un élément SPA.

Robots sur les règles d'automatisation

Ouvrez le processus → Automation rules. Les robots WASync sont listés sous le groupe WASync, exactement comme sur les leads et les deals :

• Send WhatsApp message / Send WhatsApp template (WABA) : le destinataire est le client de l'élément (contact principal, autres contacts, entreprise, dans cet ordre). Les {{Fields}} de l'élément, de son contact et de son entreprise sont disponibles dans le texte.
• Start a Chat Flow : démarre un flux dont le type de fiche est ce processus (voir ci-dessous).
• AI robot : comme sur les deals.

Après l'installation ou la mise à jour de WASync, rechargez une fois la page d'automatisation : Bitrix24 met en cache les définitions des robots jusqu'au rechargement de la page.

Chat Flows sur un processus

Dans l'éditeur de Chat Flows, le sélecteur Record liste tous les processus dont l'automatisation est activée. Un flux conçu pour un processus :

• démarre uniquement depuis une règle d'automatisation de ce processus (le robot Start a Chat Flow) ; les déclencheurs « premier message » et « mot-clé » ne sont pas proposés, car un message d'un nouveau numéro ne peut pas créer d'élément à lui seul ;
• peut lire et remplir les champs de l'élément (Fill in a field, Insert field), y compris les champs personnalisés, ainsi que les champs du contact et de l'entreprise de l'élément ;
• peut déplacer l'élément avec Set stage → Move item : choisissez le pipeline (lorsque le processus en a plusieurs) et l'étape ;
• peut assigner l'élément, créer une activité sur celui-ci et transférer la conversation, comme sur un deal.

{{record.stage}} affiche le nom de l'étape, {{record.title}} le titre de l'élément.

Attribution publicitaire (Click-to-WhatsApp)

Lorsqu'une conversation issue d'une publicité Click-to-WhatsApp est liée à un élément, WASync remplit les champs UTM natifs de l'élément (source, medium, campaign, content, term) s'ils sont encore vides, et laisse un commentaire dans la timeline avec la publicité. Les champs personnalisés UF_CRM_CTWA_* ne sont pas créés sur les Smart Processes : Bitrix24 ne permet pas à une application d'y ajouter des champs utilisateur.

Limites de cette version

• Les Automations v2 (envois déclenchés par des événements) et le robot Send conversion to Meta restent limités aux leads et aux deals.
• Un flux ne peut pas créer d'élément SPA à partir d'une nouvelle conversation ; liez la conversation à un élément ou démarrez le flux depuis l'automatisation du processus.
• Les pièces jointes From CRM field dans Chat Flows ne lisent que les champs fichier des leads et des deals.
• Les appels lancés depuis la fiche de l'élément ne sont pas encore rattachés à l'élément.

REST et MCP

Rien ne change dans la Platform API : les éléments sont les objets crm.item.* propres à Bitrix24. Dans les données de WASync, un élément lié apparaît avec le type de fiche dynamic_<entityTypeId> (par exemple dynamic_137) là où les leads apparaissent comme lead et les deals comme deal.