Chat Flows

Chat Flow, senaryolu bir WhatsApp konuşmasıdır. Mesaj gönderir, soru sorar ve yanıtları kaydeder, yanıtlara göre dallanır, CRM alanlarını doldurur, kaydı bir aşamaya taşır, bir meslektaşınıza atar ve sohbeti bir kişiye devreder. WASync üzerinden bağlanan numaralarda çalışır: hem QR bağlantılarında hem de resmî WhatsApp Business API numaralarında.

Akışlar Bitrix24 içindeki WASync uygulamasında bulunur: sol menüden Chat Flows öğesini seçin. Liste, her akışı açma/kapama anahtarıyla gösterir; bir akışı açtığınızda düzenleyici açılır. Bu sayfa, akışların nasıl davrandığını ve denetimlerin ne işe yaradığını anlatır.

Bir akış ne zaman başlar

Akışın Başlangıç kartı, akışın ne zaman başladığını sade cümlelerle söyler. Başlama koşulunu değiştir düğmesi tetikleyici panelini açar. Bu panelde Akış nasıl başlar için iki seçenek vardır:

Müşteri ilk yazar seçeneğinde, Hangi ilk mesaj koşulu daraltır:

• Herhangi bir mesaj: bir konuşmayı başlatan her mesaj.
• Anahtar sözcükler: yalnızca ilk mesaj, virgülle ayırarak yazdığınız sözcüklerden birini içerdiğinde.
• Belirli bir reklamdan: yalnızca müşteri, reklam kimliğiyle (Ads Manager'dan) listelediğiniz Meta Click-to-WhatsApp reklamlarından birinden geldiğinde. Bir kampanya için tüm reklam kimliklerini listeleyin. Boş liste her reklamla eşleşir.

Bot yanıt vermeden önce art arda birkaç mesaj gönderen bir müşteri ("merhaba", "iyi akşamlar", "neredesiniz?") mesaj başına değil, tek bir çalıştırma başlatır: ilk mesaj tetikleyicidir, diğerleri aynı konuşmanın parçası olarak okunur ve açılış sırası bir kez gönderilir.

Bir numaranın birden fazla gelen mesaj akışı olabilir. Birden fazlası eşleştiğinde en özel olan kazanır: önce müşterinin reklamına ait akış, sonra anahtar sözcükler, sonra Herhangi bir mesaj. Numaraya bağlı bir akış, çalışma alanının geneline ait bir akışa üstün gelir; aynı düzeyde ise eski akış kazanır. Listede olmayan bir reklamdan veya reklamsız gelen mesaj, anahtar sözcük akışına ya da Herhangi bir mesaj akışına düşer.

Birkaç kural, bir akışın başlamaması gerektiğinde başlamasını engeller:

• Ekibinize verilen bir yanıt yeni bir konuşma değildir. Bir meslektaşınız son 72 saat içinde müşteriye CRM widget'ından, WASync Chat'ten, Açık Kanal'dan veya işletme telefonundan yazdıysa, müşterinin yanıtı akışı başlatmaz. Akışların, otomasyonların ve robotların gönderdiği mesajlar sayılmaz. Biz önce yazdıysak başlatma seçeneği bunu kapatır veya süreyi 1 ile 168 saat arasında ayarlar.
• Bir Herhangi bir mesaj akışı yeni bir konuşmayı bekler. Aynı konuşmadaki başka bir akış aynı süre içinde sona erdiyse başlamaz. Tamamlanan, bir kişiye devredilen veya iptal edilen akış sayılır; hareketsizlik nedeniyle kapatılan sayılmaz. Reklam veya anahtar sözcükle başlayan akışlar açık bir niyettir ve yine de başlar.
• İki kez iletilen mesaj yok sayılır. WhatsApp bazen aynı mesajı yeniden iletir, örneğin bir oturum yeniden eşitlemesinden sonra. Kopya, hiçbir zaman bir akış başlatmaz ve çalışan bir akışı ilerletmez.

Başlangıç kartı ayrıca akışın Müşteri başına bir kez mi yoksa Aynı müşteri için yeniden çalışabilir mi olduğunu ve Bir meslektaş yanıtladığında durur olup olmadığını da belirtir.

Yalnızca size daha önce hiç yazmamış müşteriler

Müşteri ilk yazar akışında, Yalnızca size daha önce hiç yazmamış müşteriler anahtarı akışı yepyeni numaralarla sınırlar. Açıkken akış, WASync'teki WhatsApp numaralarınızdan herhangi biriyle, bu numarada ya da başka birinde, her iki yönde de olsa hiç mesajlaşmış olan telefon numaralarını atlar. Tekrar yazan mevcut bir müşteri karşılama mesajı almaz ve yeni kayıt oluşmaz; mesaj doğrudan ekibinize ulaşır.

Anahtar varsayılan olarak kapalıdır. Kapalıyken akış, başka hiçbir kural engellemediği sürece herkes için başlar ve Başlangıç kartında Bir konuşmayı başlatan her mesaj yazar.

Başlangıç

Akış nasıl başlar

Müşteri ilk yazar

Yalnızca size daha önce hiç yazmamış müşterilerWhatsApp numaralarınızdan herhangi biriyle, bu numarada ya da başka birinde daha önce mesajlaşmış olanları atlar.

Bir akışın hangi kaydı oluşturduğu veya hangisine bağlandığı

Ne zaman başlar altında, Müşteri ilk yazar akışı bir lead'e, bir fırsata veya bir Smart Process öğesine bağlanır (fırsat akışı ayrıca hattı ve aşamayı da seçer). Akış, kişiyi telefon numarasından bulur. Zaten sahip olduğunuz bir kişinin kopyasını asla oluşturmaz.

Yani zaten ilgilenilen bir müşteri, bir akıştan asla ikinci bir lead almaz. Önce fırsat kontrol edilir. Müşterinin numarasını taşıyan ancak hiçbir CRM kişisine bağlı olmayan lead de, örneğin başka bir araçtan içe aktarılmış bir lead, sayılır: akış, yanına yeni bir lead oluşturmak yerine ona bağlanır.

Müşterinin ilk mesajı akışa ulaşır

1. Kişinin açık bir fırsatı var
   Yes
   Fırsata bağlan
   No
2. Kişinin açık bir lead'i var
   Yes
   Lead'e bağlan
   No
3. Otherwise
   Bir lead oluştur

WASync Chat → Sohbet kuralları bölümündeki iki ayar, bir akışın oluşturduğu kayıtlara uygulanır:

• Sorumlu kim. Bitrix24, sorumlusu olmayan bir kaydı uygulamayı kuran kullanıcıya verir. Bunu önlemek için bir akışın oluşturduğu kişi, lead veya fırsat, sorumlusunu Bilinmeyen numaralardan gelen yeni sohbetler kuralından alır (sabit bir kişi veya sıralı dağıtım). Bu kural Kapalı ise akış, Bitrix24'ün varsayılanını olduğu gibi bırakır.
• Her numara kendi lead'ini oluşturur. Bu seçenek açıkken "zaten ilgilenilen" ifadesi, müşterinin yazdığı numara anlamına gelir: akış yalnızca o numaradan oluşturulan veya bağlanan kaydı yeniden kullanır. Kişinin başka bir kanaldan, örneğin bir içe aktarmadan veya başka bir WhatsApp aracından gelen açık fırsatına ya da lead'ine dokunulmaz ve akış numaranın kendi lead'ini oluşturur.
• Kapanmış bir lead sonrası yeniden iletişim süresi. Lead oluşturan bir akış, kuralla aynı süreyi kullanır. Süre içinde geri yazan bir müşteri ikinci bir lead'e değil, kaybedilmiş lead'e düşer. Bkz. WhatsApp sohbetlerinden lead'ler.

Kaydın CRM kaynağı

Lead ve fırsat akışlarında, Ne zaman başlar altındaki Kaynak seçici CRM kaynaklarınızı listeler. Seçtiğiniz kaynak, akışın oluşturduğu kişiye, lead'e veya fırsata yazılır. Örneğin "seçilmedi" gibi bir yer tutucu bırakıp ekibinizin sonra doldurmasını sağlayabilir ya da kendi kampanya kaynağınızı damgalayabilirsiniz.

Varsayılan Otomatik — WhatsApp hattının kaynağı, kayda geldiği WhatsApp Açık Kanal'ın kaynağını verir. Akışın oluşturmak yerine yeniden kullandığı bir kayıt kendi kaynağını korur; akış onu asla yeniden yazmaz.

Ne zaman başlar

Hat

Genel

Aşama

Yeni

Kaynak?

seçilmedi

Bir kişiye ata veya bir grup içinde sırayla dağıt

Bir meslektaşa ata adımı, birini lead'in veya fırsatın sorumlusu yapar; ardından akış bir sonraki adıma devam eder. Kayıt kime gider iki moda sahiptir:

Her Ata adımı kendi sıralamasını tutar ve akışı yeniden kaydetmek onu sıfırlamaz. Bitrix24'te devre dışı bırakılmış çalışanlar atlanır. Gruptaki hiç kimse etkin değilse kayıt mevcut sorumlusunda kalır ve zaman çizelgesindeki bir not nedenini söyler. Aynı adımdan bir konuşmada iki kez geçen müşteri aynı kişide kalır. Test çalıştırması, gerçek bir sırayı tüketmeden sıradaki kişiyi gösterir.

Bu kişiyi Bitrix24'te bilgilendir, seçilen kişiye bir Bitrix24 bildirimi gönderir.

HTTP isteği adımı

HTTP isteği adımı, harici bir sisteme HTTPS üzerinden sorar ve yanıtı sonraki adımlarda kullanır: bir siparişi sorgulamak, bir bakiyeyi kontrol etmek, bir teslimat tarihini almak gibi. Adımın bir başarı hattı ve bir hata hattı vardır. İstek, tarayıcınızdan değil, sabit bir güvenlik politikası altında yapılır.

Yöntem, başlıklar, yanıt eşleme ve sınırlar Chat Flows'ta HTTP isteği adımı sayfasında anlatılır.

Hareketsizlik hatırlatmaları ve kapatma

Bir soru, müşterinin hiç vermediği bir yanıtı beklediğinde akış onu hatırlatabilir ve ardından kapatabilir. Bunu iki yer belirler:

• Akış ayarları → Yanıt yoksa tüm akış için varsayılanı tutar. Yanıt almayan soruları hatırlat, sonra kapat seçeneğini açın. Kendi ayarı olmayan her soruya uygulanır.
• Her sorunun kendi Yanıt yoksa bölümü vardır: Akış varsayılanını kullan, Bu soru için özel ayar veya Bu soru için kapalı.

Özel bir ayarın dört bölümü vardır:

Süreler 1 ile 1.440 arasında tam dakikalardır. Varsayılanı ve kendi ayarı olmayan bir soru en fazla 24 saat boyunca bekler, ardından çalıştırma iptal edilir.

Hatırlatmayı ve kapanış mesajını akış gönderir ve WASync bunları akışın kendi mesajları olarak kaydeder. Bir meslektaşın devralması (Bir meslektaş yanıtladığında durur) olarak sayılmazlar ve "önce siz yazdınız" olarak da sayılmazlar (Akışlar, ekibinize verilen bir yanıtta başlamaz); bu yüzden müşterinin bir sonraki mesajı yeni bir konuşma olarak ele alınır.

Bir çalıştırma hareketsizlik nedeniyle kapandığında, bağlı lead'e veya fırsata bir yorum eklenir. Bu şekilde kapanan bir çalıştırma müşteriyi engellemez. Müşteri daha sonra tekrar yazarsa akış yeni bir konuşma olarak baştan başlar. Bir akışı sonlandırmanın diğer tüm yolları, müşteri başına bir kez çalışacak şekilde ayarlanmış akışlar için hâlâ "zaten yapıldı" sayılır.

Düzenleyici

Düzenleyici akışı çizgilerle birbirine bağlı kartlar olarak gösterir; seçili adım için bir yan panel bulunur.

• Başlangıç adımı. Tam olarak bir tane vardır ve silinemez. Akışın ne zaman başladığını sade cümlelerle anlatır, örneğin Müşteri +… numarasına ilk yazdığında, herhangi bir mesajla başlar. Başlama koşulunu değiştir tetikleyici panelini açar.
• Yan panel. Bir adıma tıkladığınızda ayarları tuvalin yanında açılır; böylece düzenlerken akış görünür kalır. Açılır pencere yoktur.
• İsimli seçiciler. Kişiler, aşamalar, hatlar, kaynaklar ve CRM alanları listelerden, asla kimlik yazarak değil, adıyla seçilir. Bir Dal, koşulları Alan, Koşul, Değer biçiminde alır.
• Adım paleti. Palet gruplanmıştır (Konuş, Karar ver, CRM'de yap, Devret, Bitir) ve Adım ara… ile aranabilir.
• Üst çubuk. Düzenlenebilir bir akış adı, düzeltilecek adıma götüren canlı bir sorun rozeti (N sorun), Geri Al ve Yinele ile Akış ayarları.

Bir bağlantı çizgisine adım ekleme

İki adım arasındaki bir çizginin üzerine gelin; × işaretinin yanında bir + belirir. Bir adımdaki + ile aynı adım seçiciyi açar ve yeni adımı arasına yerleştirir; çizginin taşıdığı dalı veya yanıt seçeneğini korur. Yeni adım, çizginin ortasına yerleşir ve paneli açık gelir.

Mesaj gönder

Karşılama

+

Soru sor

Neye ihtiyacınız var?

Bir adım bulma

Üst çubuktaki Adım bul… kutusu, tüm adımları ada, mesaj metnine, soru seçeneklerine ve anahtar sözcüklere, dal adlarına, atanan kişiye ve adım türüne göre arar. Bir sonraki eşleşmeye geçmek için Enter, öncekine geçmek için Shift+Enter tuşlarına basın; adım seçilir, ortalanır ve kısa süre yanıp söner. Tuvaldeyken Ctrl+F (Mac'te Cmd+F) kutuya odaklanır, Esc onu kapatır.

Vurgulanan çizgiler

Bir adım seçildiğinde, gelen ve giden çizgileri yeşile döner ve öne çıkar; diğer çizgiler solar. Büyük bir tuvalde uzun bir bağlantıyı izlemek kolaylaşır.