CRM kayıtları ve zaman tüneli

WASync'teki her WhatsApp görüşmesi bir Bitrix24 kişisine, belirlediğiniz kurallara göre de bir lead'e, deal'e veya Smart Process öğesine bağlanır. Kişi, müşterinin telefon numarasıyla tanınmasını sağlar. Lead, deal veya öğe ise ekibin üzerinde çalıştığı kayıttır.

Bu bağlantı üç şeyi belirler: sohbeti WASync Chat'te kimin göreceği, görüşmede hangi aşamanın ve sorumlunun görüneceği, mesajların CRM zaman tünelinde nereye yazılacağı. Bu sayfa her bir parçayı ve nereden değiştirileceğini anlatır.

Kişiler

WASync her müşteri telefon numarasını tek bir standart biçimde saklar: yalnızca rakamlar, önce ülke kodu, "+" ve boşluk yok. Ulusal biçimde yazılan bir numara (örneğin 0745 823 433) önce portalın Default Country değeriyle, ardından mesajın gönderildiği WhatsApp numarasının ülkesiyle tamamlanır. Ülke belirlenemezse hiçbir şey oluşturulmaz ve WASync sizden ülke kodunu ister.

QR bağlantılarında müşterinin WhatsApp adı ve profil fotoğrafı, ilk mesajıyla birlikte Open Channel sohbetine gelir. Fotoğraf yaklaşık bir buçuk saniye içinde hazır olmazsa mesaj yine de iletilir, fotoğraf sonradan eklenir.

Yönetici bunları CRM kişisine de kopyalayabilir. Settings bölümünü açın, CRM contact name and photo alanını bulun ve Copy the WhatsApp name and profile photo to the CRM contact when they are empty seçeneğini açın.

• Varsayılan olarak kapalıdır.
• Ad ve fotoğrafı yalnızca kişi kaydında boşsa doldurur. Ekibinizin girdiği bilgilerin üzerine asla yazmaz.
• Her kişi için yalnızca bir kez yapılır.
• WhatsApp Business API numaralarında yalnızca ad kullanılabilir, çünkü Meta müşteri fotoğraflarını sağlamaz.

WASync'in oluşturduğu her lead bir kişiyle birlikte gelir: telefon veya e-posta ile bulunan mevcut bir kişi, yoksa yeni bir kişi.

Lead'ler ve deal'ler

Bir müşteri yazdığında WASync görüşmeyi, müşterinin açık kaydına şu sırayla bağlar: önce açık bir deal, sonra açık bir lead, sonra kişi. Numara CRM'inizde yoksa lead oluşturulup oluşturulmayacağına ve kime verileceğine New chats from unknown numbers kuralı karar verir. Bu kural, round-robin ve kapanmış bir lead sonrasındaki yeniden iletişim süresi WhatsApp sohbetlerinden lead'ler sayfasında anlatılır.

Bir lead veya deal'in birden fazla kişisi olduğunda, bunlardan herhangi birinin görüşmesi yalnızca birincil kişinin değil, o lead'e veya deal'e bağlanır.

Her numara kendi lead'ini oluşturur

Varsayılan olarak açık bir lead veya deal, hangi kanaldan geldiğine bakılmaksızın görüşme için geçerlidir. Each number creates its own lead seçeneği (varsayılan olarak kapalı) bunu değiştirir: açık bir kayıt yalnızca müşterinin yazdığı WhatsApp numarasından oluşturulmuş veya bağlanmışsa geçerli sayılır.

Bir müşteri size birden fazla numaradan ulaşabiliyorsa ve her numara kendi ekibi olan ayrı bir kanal veya şubeyse, ya da WASync'in yanında başka bir WhatsApp aracı çalışıp kendi lead'lerini oluşturuyorsa bu seçeneği kullanın. Açıkken:

• yeni bir numaraya yazan müşteri, o numara için, mevcut kişisine bağlı ve kuralınıza göre atanmış yeni bir lead alır;
• eski kayda dokunulmaz ve o numaradaki sonraki mesajlar yeni lead'e gider;
• CRM zaman tüneli, görüşme satırında gösterilen kayıt ve aşama filtresi, son mesajın geldiği numaranın kaydını izler.

Seçenek açılmadan önce oluşturulan kayıtların numarası yoktur, bu nedenle numaraya göre eşleştirilmezler.

Reklam atfı

İlk mesaj bir Click-to-WhatsApp reklamından geldiğinde WASync, UTM alanlarını ve reklam adını lead'e veya deal'e yazar. Atıf kişiye ve henüz atfı olmayan her açık deal'e de yazılır; sonraki bir reklam mevcut bir atfın üzerine yazmaz. Mesajdan birkaç dakika sonra oluşturulan bir deal de atfı alır.

WhatsApp, WASync'e yalnızca hangi reklam olduğunu bildirir. Varsayılan olarak UTM Campaign reklam kimliğini, UTM Content ise tıklama kimliğini taşır. Settings → Campaign and ad set on conversations from ads bölümünde kayıtlı bir Meta Ads token'ı varsa WASync reklam setini ve kampanyayı da reklam hesabınızdan okur ve Meta'nın yöntemiyle yazar: UTM Campaign = kampanya kimliği, UTM Term = reklam seti kimliği, UTM Content = reklam kimliği; adları zaman tüneli notunda yer alır. Kurulum: Reklamlardan gelen görüşmelerde kampanya ve reklam seti.

Smart Processes

WASync bir Smart Process öğesini lead veya deal gibi ele alır: öğe kartındaki WASync sekmesi öğenin müşterisiyle yapılan görüşmeyi gösterir, WASync Chat'teki bir görüşme bir öğeye bağlanabilir ve mesajlar öğenin zaman tüneline yazılır. WASync robotları ve Chat Flows, bir sürecin otomasyon kurallarından çalıştırılabilir.

Öğenin telefon numarası olan bir müşterisi olmalıdır, bu yüzden süreçte Client etkin olmalıdır. Gereksinimler ve kurulum için WASync'te Smart Processes (SPA) sayfasına bakın.

Zaman tüneline neler yazılır

Her WhatsApp mesajı, bağlı kaydın CRM zaman tüneline yorum olarak yazılır: gönderilen ve alınan mesajlar, dosyalar, gönderim hataları ve robot gönderimleri. Yönetici bunu Settings altındaki CRM Timeline Log bölümünden denetler.

İkinci ayar olmadan her mesaj, müşterinin numarasını taşıyan tüm lead, deal, kişi ve company kayıtlarına yazılır. Birden fazla kaydı olan bir müşteride bu, ekibinizin görmesi gereken aramaları, görevleri ve notları gömer; bu yüzden müşteri başına çok sayıda kaydı olan portalların çoğu için açmak yararlıdır.

Bazı ayrıntılar:

• Open Channel'dan gönderilen yanıt bir kez kaydedilir.
• Bir operatörün gönderdiği mesaj o operatörün yorumu olarak yazılır; böylece Bitrix24 yazar olarak WASync'i kuran kişiyi değil, operatörü gösterir.
• Gelen mesajlar uygulamanın kullanıcısı tarafından kaydedilir, çünkü müşteri bir Bitrix24 kullanıcısı değildir.
• Zaman tüneli günlüğü kapalı olsa bile reklam atfı UTM alanlarına yazılmaya devam eder.

Görüşmeyi başka bir kayda taşıma

Bir lead'e veya deal'e bağlı görüşmenin WASync Chat'te, sorumlu kişinin yanında bir Change record düğmesi vardır. Bu düğme Link to record ile aynı aramayı açar. Lead'i, deal'i veya kişiyi seçip onaylayın; görüşme taşınır.

Yalnızca WASync'in bağlantısı değişir. Eski kayıt zaman tünelinde zaten yazılmış olanları korur, yeni mesajlar yeni kayda gider. Each number creates its own lead açıkken o numaranın bağlantısı değiştirilir ve hedef bir lead veya deal olmalıdır.

Bir görüşmenin bağlı olduğu deal Bitrix24'te silinirse hiçbir şey yapmanız gerekmez. WASync kaydın gittiğini doğrular, eski bağlantıyı kaldırır ve görüşmeyi yeniden bağlar: önce açık bir deal, sonra açık bir lead, sonra kişi. Yalnızca okuyamadığınız bir kayıt asla silinmiş sayılmaz.

WASync'in oluşturduğu kayıtların sorumlusu

WASync yeni bir sohbet için lead oluşturduğunda ya da bir Chat Flow başlarken kişi, lead veya deal oluşturduğunda sorumlu, New chats from unknown numbers kuralından alınır: sabit kişi veya round-robin listesindeki sıradaki kişi. WASync Chat'teki Create lead düğmesiyle oluşturulan kayıtlar operatöre atanır.

Kural Off olarak ayarlıysa sorumlu verilmez ve Bitrix24 kaydı uygulamanın kullanıcısına, yani WASync'i kuran yöneticiye atar.

CRM Marketing ve otomasyon kurallarından WhatsApp

WASync, Bitrix24'e WASync WhatsApp adlı bir mesaj sağlayıcı olarak kaydolur. Bitrix24'ün bir mesaj kanalı seçmenize izin verdiği her yerde görünür ve müşterinin aldığı şey bir WhatsApp mesajıdır, asla SMS değildir:

• CRM Marketing → campaigns, Send using altında. Kampanya metni, segmentin her alıcısına WhatsApp'tan gider.
• Bir pipeline'daki Send message otomasyon kuralı.
• Lead, deal, kişi veya company üzerindeki mesaj düğmesi. Bitrix24 bu düğmeyi SMS olarak adlandırır; WASync WhatsApp seçiliyken mesaj WhatsApp'tan gider.

Message

Communication channels

SendSMS · using SendSMS

ROSMS · using ROSMS

WASync · using WASync

Mesajlar WASync numaranızdan çıkar: Settings'te seçilen numara, yoksa varsayılan bağlantınız, o da yoksa bağlı olan ilk numara; Business API numarası, QR numarasına tercih edilir. Her mesaj, gönderildiği kaydın zaman tüneline yazılır ve WASync Chat'te diğer mesajlar gibi görünür. Bitrix24, WASync'ten aldığı teslimat durumunu gösterir: sent veya nedeniyle birlikte failed.

İlgili sayfalar

• WhatsApp sohbetlerinden lead'ler: yeni sohbet kuralı, round-robin ve yeniden iletişim süresi.
• WASync'te Smart Processes (SPA): öğelerdeki WASync sekmesi ve otomasyon.