WASync Chat
La casella WhatsApp condivisa all'interno di Bitrix24 - chi vede quali conversazioni, come cambiare la fase del CRM, creare o collegare lead, risposte rapide, modelli, messaggi lunghi e scelta del numero di invio.
WASync Chat è la casella WhatsApp condivisa all'interno di Bitrix24. Apra l'app WASync e scelga WASync Chat nel menu a sinistra. Tutte le conversazioni di ogni numero collegato al Suo portale sono in un unico elenco, con l'intera cronologia di ciascun cliente.
La vedono le persone che hanno accesso Staff ad almeno un numero. Le stesse conversazioni arrivano anche nel Canale aperto, quindi gli operatori che preferiscono la finestra di chat di Bitrix24 possono continuare a lavorare lì. Entrambe le parti scrivono nella stessa conversazione.
Chi vede quali conversazioni
Ogni dipendente ha un livello di visibilità, impostato da un amministratore. Il valore predefinito del portale è tutte le chat, e può essere modificato per singola persona nella pagina Staff.
| Livello | Cosa vede il dipendente |
|---|---|
| Tutte | Tutte le chat dei numeri che può usare. |
| Reparto | I record di tutti coloro che condividono con lui un reparto di Bitrix24. La vista di un responsabile di team. |
| Solo le mie | Solo i lead, le trattative e i contatti di cui è responsabile. |
Gli amministratori di Bitrix24 vedono sempre tutto. La regola viene applicata dal server, non è solo nascosta nell'interfaccia: l'elenco, la ricerca, la conversazione stessa, ogni azione su di essa e ogni invio vengono verificati.
Se Bitrix24 non è in grado di indicare chi è il responsabile di un record, un dipendente con visibilità limitata non vede nulla, invece di vedere tutto.
Il filtro Tutti i dipendenti sopra l'elenco propone solo i colleghi di cui può vedere le conversazioni. Una persona impostata su Solo le mie non dispone del filtro. Una persona impostata su Reparto vede solo i colleghi del proprio reparto. Non c'è nulla da configurare: il filtro segue il livello indicato sopra.
Dopo la chiusura di un record
La scheda Lead e trattative chiusi nelle Regole della chat rimuove una
conversazione dall'ex responsabile dopo un certo numero di giorni dalla chiusura
del lead o della trattativa. 0 significa che scompare subito. La chat torna
visibile a chi riceve il successivo lead o la successiva trattativa del cliente.
Gli amministratori e le persone che vedono tutte le chat non sono interessati.
Cambiare la fase del CRM dalla chat
L'intestazione di una conversazione mostra la fase del lead o della trattativa collegati. Chi può modificarla è un'impostazione delle Regole della chat, Selettore della fase in WASync Chat. Solo un amministratore di Bitrix24 può modificarla.
| Opzione | Cosa vedono gli operatori |
|---|---|
| Tutti gli operatori (predefinita) | Il menu a discesa della fase, e possono spostare il record. |
| Solo amministratori | Gli amministratori mantengono il menu a discesa. Tutti gli altri vedono la fase corrente come etichetta di sola lettura. |
| Nascosto (sola lettura per tutti) | Nessuno cambia la fase da WASync Chat. La fase resta visibile. |
L'impostazione viene applicata dal server, e i permessi CRM di Bitrix24 restano validi in aggiunta: un operatore che non può modificare un record in Bitrix24 non può nemmeno spostarne la fase da qui.
Campi obbligatori prima di un cambio di fase
Bitrix24 applica i campi "obbligatori in questa fase" solo nel proprio modulo, non quando la fase viene cambiata tramite API. WASync aggiunge una regola propria. Nelle Regole della chat, Prima di passare a una fase, chiedi questi campi consente a un amministratore di scegliere, per i lead e per ogni pipeline di trattative, i campi che devono essere compilati per ciascuna fase.
Quando un operatore cambia la fase, un pannello chiede quei campi, precompilati con i dati del record. La fase cambia solo dopo che sono stati compilati, con un unico aggiornamento del CRM. Annulla lascia la fase com'era. Chat Flows non è interessato, e il widget CRM non ha un selettore della fase.
Creare o collegare un lead da una conversazione
Crea lead all'inizio non crea nulla. Mostra Già nel CRM: i lead trovati tramite numero di telefono e tramite il contatto collegato (quelli chiusi sono contrassegnati con Chiuso), più le trattative aperte del contatto. Ognuno ha un pulsante Collega. Crea nuovo lead si trova sotto l'elenco.
In una conversazione collegata solo a un contatto, il pulsante riporta Crea o collega lead, ed è disponibile anche Collega a un record. Gli operatori vedono solo i record consentiti dal loro ruolo in Bitrix24. Aprire l'elenco non crea né collega nulla in automatico.
Per spostare una conversazione già collegata, usi Cambia record accanto al responsabile. Si apre la stessa ricerca di Collega a un record. Scelga un lead, una trattativa o un contatto e confermi.
- Cambia solo il collegamento di WASync. Il vecchio record conserva la sua cronologia, e in Bitrix24 non viene modificato nulla.
- I nuovi messaggi vengono registrati sul nuovo record.
- Con Ogni numero crea il proprio lead attivo, il collegamento di quel numero viene sostituito, e la destinazione deve essere un lead o una trattativa.
Per sapere quando WASync crea lead in autonomia, consulti Leads from WhatsApp chats.
Risposte rapide con "/"
Le risposte rapide sono risposte salvate con un breve nome di comando, valide per tutto il team (Team) oppure personali (Mie). Funzionano in WASync Chat e nella scheda WhatsApp del CRM.
Digiti / all'inizio del campo del messaggio o dopo uno spazio. Si apre un
selettore con ogni risposta già compilata per il cliente aperto. Continui a
digitare per filtrare (/cuo), scelga con i tasti freccia e prema Invio o Tab
per inserire. Una risposta non viene mai inviata da sola, quindi può modificarla
prima. Esc chiude il selettore. Il pulsante con il fulmine accanto al campo fa
la stessa cosa per chi usa il mouse o il telefono.
Le variabili vengono compilate dal server al momento dell'inserimento della risposta:
| Variabile | Viene compilata con |
|---|---|
{{greeting}} | Buongiorno, Buon pomeriggio o Buonasera, nella lingua del cliente e all'ora locale del cliente. Entrambe derivano dal paese del numero di telefono (UTC quando il paese è sconosciuto). |
{{contact.first_name}}, {{contact.name}} | Il cliente. |
{{me.first_name}}, {{me.name}} | La persona che invia. |
{{record.title}}, {{record.stage}}, {{record.responsible}} | Il lead o la trattativa collegati alla conversazione. |
{{crm.FIELD}} | Qualsiasi campo CRM di quel lead o di quella trattativa, ad esempio {{crm.OPPORTUNITY}}. |
Una risposta può avere versioni in altre lingue. Il selettore sceglie la versione che corrisponde al paese del numero di telefono del cliente.
Gestisca le risposte nella pagina Risposte rapide (l'icona del fulmine nel menu dell'app), accessibile agli amministratori e a chiunque abbia accesso in scrittura alle Impostazioni. Elenca le risposte Team e Mie con aggiunta, modifica ed eliminazione, versioni linguistiche, frequenza e data di ogni utilizzo, e la promozione a risposta di team per una risposta personale.
- Salva come risposta rapida (menu di qualsiasi messaggio inviato) lo trasforma in una risposta, sostituendo con variabili il nome del cliente, il saluto e il titolo del record.
- Dopo che ha inserito una risposta, l'ha modificata e inviata, WASync chiede se aggiornare la risposta salvata con la Sua versione.
Le risposte rapide non sono le risposte predefinite dei Canali aperti di Bitrix24. Queste si trovano nel Contact Center e non compilano i dati del CRM.
Modelli sui numeri Business API
Su un numero WhatsApp Business API, una conversazione fuori dalla finestra di 24 ore accetta solo modelli approvati. Il campo di scrittura contrassegna un numero di questo tipo come solo modelli (oltre 24 h) e subentra il selettore dei modelli.
La finestra si apre solo quando il cliente Le scrive. Un contatto che non ha mai scritto, o il cui ultimo messaggio risale a più di 24 ore fa, trova il campo di scrittura bloccato con la spiegazione e un pulsante Scegli un modello, in WASync Chat e nella scheda WhatsApp di un record CRM. Una chiamata persa o effettuata non apre la finestra. Se un invio di testo libero viene comunque rifiutato dalla regola di WhatsApp, il messaggio non viene inviato e il campo di scrittura ne mostra il motivo: Il messaggio non è stato inviato: questo contatto è fuori dalla finestra di 24 ore. Invii prima un modello. Il blocco si rimuove nel momento in cui il cliente risponde.
I modelli con un'intestazione di immagine, video o documento conservano il file caricato al momento della creazione. Ogni invio da WASync Chat lo usa per impostazione predefinita: l'operatore vede Immagine del modello preselezionata con un'anteprima e può comunque cambiarla prima dell'invio. Per i modelli approvati in precedenza, o creati nell'interfaccia di Meta, Imposta immagine predefinita nell'elenco dei modelli imposta il file una volta per tutte.
Come creare e far approvare i modelli: WhatsApp Business API templates.
Messaggi lunghi
Su WhatsApp Business API, un testo superiore a 4.096 caratteri viene inviato come più messaggi, in ordine, con le spunte di consegna su ciascuno. In Bitrix24 l'operatore continua a vedere l'unico messaggio originale. Il limite è di 10 messaggi (circa 40.000 caratteri). Oltre questo limite, all'operatore viene segnalato che il messaggio è troppo lungo e non viene inviato nulla.
I modelli e le didascalie dei file mantengono i propri limiti e non vengono suddivisi.
Inviare dal numero giusto
Quando un cliente ha scritto a due o più dei Suoi numeri, WASync Chat mantiene un'unica conversazione con l'intera cronologia di quella persona. Un piccolo badge via +numero contrassegna i messaggi arrivati tramite un numero diverso da quello selezionato per rispondere.
Il campo di scrittura mostra sempre il numero da cui partirà una risposta. Con due o più numeri diventa un selettore (Invia dal numero). Per impostazione predefinita propone il numero a cui il cliente ha scritto per ultimo. Un numero Business API fuori dalla finestra di 24 ore è contrassegnato come solo modelli.
Ogni percorso di invio segue il numero scelto: testo, file, modelli, messaggi vocali, note, presa in carico, e le modifiche di fase o di responsabile scritte nel CRM.
Chat Flows
Come si avvia un Chat Flow, quale record CRM crea o a quale si collega, a chi assegna il record, cosa succede quando il cliente smette di rispondere e come funziona l'editor dei flussi.
Chiamate
Come funzionano le chiamate WhatsApp in WASync e Bitrix24: dove attivarle, chi riceve la chiamata in arrivo, come rispondere nella scheda di chiamata di Bitrix24, come richiamare un cliente e che cosa viene registrato.