Einstellungen und Chat-Regeln

Zwei Seiten steuern das portalweite Verhalten von WASync. Settings (Seitenleiste) umfasst CRM, Werbung, Benachrichtigungen und Standardwerte. WASync Chat in der Seitenleiste öffnet die Chat rules: wer welche Konversation sieht, was mit einem Chat von einer unbekannten Nummer geschieht und wer Phasen ändern darf. Beide Seiten richten sich an Bitrix24-Administratoren; alles Weitere gilt pro Nummer unter Connections oder pro Person unter Team.

Chat rules

Wer was sieht

Die Standardsichtbarkeit für Mitarbeitende, die keine eigene Stufe haben und pro Person unter Team festgelegt wird: All chats of the numbers they may use, Department oder Only the records they are responsible for. Bitrix24-Administratoren sehen immer alles. Die Stufe gilt für die Konversationsliste, die Suche, den Filter „Assigned to“ und den Export.

Neue Chats von unbekannten Nummern

Was passiert, wenn eine Nummer, die nicht in Ihrem CRM vorhanden ist, zum ersten Mal schreibt:

Nummern, die bereits in Ihrem CRM vorhanden sind, werden stattdessen mit ihrem bestehenden Datensatz verknüpft. Drei Schalter verfeinern die Regel:

• Also on connections bound to an Open Line. Bitrix24 legt einen eigenen Lead erst an, wenn ein Operator den Chat übernimmt; ist der Schalter aktiv, legt WASync ihn bereits bei der ersten Nachricht an.
• Also when an operator writes first. Eine Konversation, die in WASync Chat mit einer unbekannten Nummer begonnen wird, erhält einen Lead, dessen Verantwortlicher dieser Operator ist.
• Lead for a known contact without an open record. Ein vorhandener Kontakt ohne offenen Lead oder offenen Deal erhält mit seiner ersten Nachricht einen Lead.

Flows, die bei der Aufnahme Datensätze anlegen, übernehmen den Verantwortlichen aus derselben Regel. Der Verantwortliche der von WASync angelegten Datensätze.

Jede Nummer legt ihren eigenen Lead an

Standardmäßig aus: Ein Kunde ist ein Datensatz über alle Ihre Nummern hinweg. Eingeschaltet: Der Datensatz gehört zur Konversation auf dieser Nummer. Ein Kunde, der über zwei Nummern betreut wird, hat also zwei Leads, und Flows verwenden nur den Datensatz der Nummer, auf der sie laufen. Nützlich, wenn jede Nummer eine eigene Geschäftslinie ist oder wenn ein anderes Tool Datensätze für dieselben Kunden anlegt.

Zeitfenster für erneute Kontaktaufnahme nach einem geschlossenen Lead

In Stunden, standardmäßig 0. Schreibt ein Kunde zurück, dessen verlorener Lead vor weniger als dieser Anzahl von Stunden geschlossen wurde, kehrt er zu diesem Lead zurück, statt einen neuen zu erhalten; eine Option öffnet den Lead wieder in einer Phase Ihrer Wahl. Konvertierte Leads werden nie wiederverwendet. Das Zeitfenster gilt für neue Chats und für Flows, die bei der Aufnahme einen Lead anlegen.

Geschlossene ausblenden

Standardmäßig aus. Eingeschaltet, verleiht ein geschlossener Lead oder Deal seinem bisherigen Verantwortlichen nach der von Ihnen festgelegten Anzahl von Tagen (0 = sofort) keine Sichtbarkeit mehr, und zwar auf den Stufen „Department“ und „Only my records“. Dazu ist meist Ignore the contact's responsible nötig: Sonst bleibt der Chat sichtbar, wenn ein Kontakt demselben Agenten zugewiesen ist.

Phasenauswahl

Wer die CRM-Phase über den Header von WASync Chat ändern darf: alle, nur Administratoren oder niemand (die Phase wird angezeigt, ist aber nicht bearbeitbar). Die Auswahl berücksichtigt bereits die CRM-Rechte jedes Mitarbeitenden in Bitrix24.

Pflichtfelder pro Phase

Für jede Lead- oder Deal-Phase: die Felder, die ein Operator ausfüllen muss, bevor er einen Datensatz aus dem Chat dorthin verschiebt. Bitrix24 wendet seine eigenen Pflichtfeldregeln bei Phasenwechseln über die API nicht an und stellt sie auch nicht bereit. Deshalb wird diese Liste hier von Hand gepflegt; der Chat fragt die Felder in einem kleinen Panel ab, bevor die Phase wechselt.

Kontaktinhaber nur ohne Datensatz

Nicht in der Oberfläche; wird auf Anfrage pro Portal gesetzt. Standardmäßig zählt eine Konversation auch über den Verantwortlichen des CRM-Kontakts als „meine“. Mit dieser Option zählt der Verantwortliche des Kontakts nur, wenn der Kunde keinen offenen Lead und keinen offenen Deal hat; andernfalls hat der Inhaber des Leads oder Deals Vorrang.

Settings

CRM-Zeitleistenprotokoll

Wo Nachrichten in der Zeitleiste eingetragen werden: bei jedem Datensatz, der die Nummer enthält (Standard, einschließlich geschlossener Leads), oder als ein Kommentar im Datensatz der Konversation, also dem im Chat-Header angezeigten. Bereits geschriebene Kommentare werden nie verschoben. CRM-Datensätze und Zeitleiste.

CRM-Kontaktname und -foto

Standardmäßig aus. Eingeschaltet, wird der WhatsApp-Name in die Kontaktkarte übernommen, wenn die Karte keinen Namen hat oder nur die Telefonnummer als Namen trägt, und das Foto, wenn die Karte keines hat; vorhandene Angaben werden nie überschrieben. Das Foto ist nur bei QR-Nummern verfügbar.

Kampagne und Anzeigengruppe bei Konversationen aus Werbung

Ein Meta-Ads-System-User-Token mit ads_read. Damit enthalten Konversationen aus Click-to-WhatsApp-Anzeigen die Kampagne, die Anzeigengruppe und die Anzeige in den UTM-Feldern des Datensatzes; ohne Token nur die Anzeigen-ID. Anleitung.

Bitrix24 Open Channels

Welchen Open Channel jede Nummer speist, sowie die Option, einen Kanal für eine Nummer anzulegen, die keinen hat. Eine Konversation gelangt zusätzlich zu WASync Chat in die Warteschlange des Kanals und unterliegt dessen CRM-Regeln.

Standardland

Das Land, mit dem Telefonnummern im nationalen Format (führende 0, keine Ländervorwahl) beim Senden aus einem CRM-Datensatz ergänzt werden. Ist es nicht gesetzt, wird das Land der sendenden Nummer versucht.

Benachrichtigungen bei Verbindungsabbruch

Wer per E-Mail benachrichtigt wird, wenn eine Nummer die Verbindung verliert und wenn sie wieder verbunden ist, sowie die dazugehörige Bitrix24-Benachrichtigung. Die Benachrichtigung nennt die wahrscheinliche Ursache. Connections.

Lesestatus in WASync Chat

Ob das Öffnen einer Konversation in WASync Chat die Nachrichten des Kunden für alle auf WhatsApp als gelesen markiert (blaue Haken) oder ob jeder Operator selbst entscheidet.

KI-Anbieter (für Automations)

Das Modell und der Schlüssel, die Automations verwenden, wenn eine Automatisierung kein eigenes Modell hat.

Platzierungen neu installieren

Registriert die WASync-Tabs und -Roboter in Bitrix24 nach einem Update neu oder wenn ein Tab fehlt. Laden Sie die Bitrix24-Seite anschließend neu; Bitrix24 liest die Definitionen beim Laden der Seite.