WASync Chat
Der gemeinsame WhatsApp-Posteingang in Bitrix24 - wer welche Unterhaltungen sieht, die CRM-Phase ändern, Leads erstellen oder verknüpfen, Schnellantworten, Vorlagen, lange Nachrichten und die Wahl der Absendernummer.
WASync Chat ist der gemeinsame WhatsApp-Posteingang in Bitrix24. Öffnen Sie die WASync-App und wählen Sie im linken Menü WASync Chat. Alle Unterhaltungen aller mit Ihrem Portal verbundenen Nummern stehen in einer Liste, mit dem gesamten Verlauf jedes Kunden.
Sichtbar ist er für Personen mit Staff-Zugriff auf mindestens eine Nummer. Dieselben Unterhaltungen erreichen auch den Offenen Kanal, sodass Mitarbeitende, die das Bitrix24-Chatfenster bevorzugen, dort weiterarbeiten. Beide Seiten schreiben in dieselbe Unterhaltung.
Wer welche Unterhaltungen sieht
Jeder Mitarbeitende hat eine Sichtbarkeitsstufe, die ein Administrator festlegt. Der Standard für das Portal ist Alle Chats. Auf der Staff-Seite können Sie ihn pro Person überschreiben.
| Stufe | Was der Mitarbeitende sieht |
|---|---|
| Alle | Alle Chats der Nummern, die er verwenden darf. |
| Abteilung | Die Datensätze aller, die mit ihm eine Bitrix24-Abteilung teilen. Die Ansicht einer Teamleitung. |
| Nur meine | Nur die Leads, Deals und Kontakte, für die er verantwortlich ist. |
Bitrix24-Administratoren sehen immer alles. Die Regel wird auf dem Server durchgesetzt und ist nicht nur in der Oberfläche ausgeblendet: Die Liste, die Suche, die Unterhaltung selbst, jede Aktion darin und jeder Versand werden geprüft.
Kann Bitrix24 nicht sagen, wem ein Datensatz gehört, sieht ein eingeschränkter Mitarbeitender nichts, statt alles zu sehen.
Der Filter Alle Mitarbeitenden über der Liste zeigt nur die Kolleginnen und Kollegen, deren Unterhaltungen Sie sehen dürfen. Wer auf Nur meine steht, erhält den Filter nicht. Wer auf Abteilung steht, sieht nur Kollegen aus der eigenen Abteilung. Sie müssen nichts konfigurieren: Der Filter folgt der oben genannten Stufe.
Nach dem Schließen eines Datensatzes
Die Karte Geschlossene Leads und Deals in den Chat-Regeln entfernt eine
Unterhaltung nach einer festgelegten Anzahl von Tagen nach dem Schließen des
Leads oder Deals aus der Ansicht des bisher Verantwortlichen. 0 bedeutet, dass
sie sofort verschwindet. Der Chat kehrt zu der Person zurück, die den nächsten
Lead oder Deal des Kunden erhält. Administratoren und Personen, die alle Chats
sehen, sind nicht betroffen.
Die CRM-Phase aus dem Chat ändern
Der Kopf einer Unterhaltung zeigt die Phase des verknüpften Leads oder Deals. Wer sie ändern darf, legt die Chat-Regel Phasenauswahl in WASync Chat fest. Nur ein Bitrix24-Administrator kann sie bearbeiten.
| Option | Was Mitarbeitende sehen |
|---|---|
| Alle Mitarbeitenden (Standard) | Das Phasen-Dropdown, und sie können den Datensatz verschieben. |
| Nur Administratoren | Administratoren behalten das Dropdown. Alle anderen sehen die aktuelle Phase als schreibgeschütztes Label. |
| Ausgeblendet (für alle schreibgeschützt) | Niemand ändert die Phase aus WASync Chat. Die Phase bleibt sichtbar. |
Die Einstellung wird auf dem Server durchgesetzt, und die Bitrix24-CRM-Rechte gelten zusätzlich: Wer einen Datensatz in Bitrix24 nicht bearbeiten darf, kann auch hier seine Phase nicht verschieben.
Pflichtfelder vor einem Phasenwechsel
Bitrix24 wendet Felder, die in einer Phase „erforderlich“ sind, nur in der eigenen Maske an, nicht wenn eine Phase über die API geändert wird. WASync ergänzt eine eigene Regel. In den Chat-Regeln können Sie mit Vor dem Wechsel in eine Phase diese Felder abfragen als Administrator für Leads und für jede Deal-Pipeline festlegen, welche Felder für jede Phase ausgefüllt sein müssen.
Wenn ein Mitarbeitender die Phase ändert, fragt ein Panel diese Felder ab, vorausgefüllt aus dem Datensatz. Die Phase ändert sich erst, wenn sie ausgefüllt sind, in einem einzigen CRM-Update. Abbrechen belässt die Phase, wie sie war. Chat Flows sind davon nicht betroffen, und das CRM-Widget hat keine Phasenauswahl.
Einen Lead aus einer Unterhaltung erstellen oder verknüpfen
Lead erstellen legt zunächst nichts an. Es zeigt Bereits im CRM: die Leads, die anhand der Telefonnummer und des verknüpften Kontakts gefunden wurden (geschlossene sind mit Geschlossen markiert), dazu die offenen Deals des Kontakts. Jeder hat eine Schaltfläche Verknüpfen. Neuen Lead erstellen steht unter der Liste.
Bei einer Unterhaltung, die nur mit einem Kontakt verknüpft ist, lautet die Schaltfläche Lead erstellen oder verknüpfen, und Mit Datensatz verknüpfen ist ebenfalls verfügbar. Mitarbeitende sehen nur die Datensätze, die ihre Bitrix24-Rolle erlaubt. Durch das Öffnen der Liste wird nichts automatisch erstellt oder verknüpft.
Um eine bereits verknüpfte Unterhaltung umzuhängen, verwenden Sie Datensatz ändern neben der verantwortlichen Person. Es öffnet dieselbe Suche wie Mit Datensatz verknüpfen. Wählen Sie einen Lead, einen Deal oder einen Kontakt und bestätigen Sie.
- Nur die Verknüpfung in WASync ändert sich. Der alte Datensatz behält seinen Verlauf, und in Bitrix24 wird nichts bearbeitet.
- Neue Nachrichten werden im neuen Datensatz protokolliert.
- Ist Jede Nummer erstellt einen eigenen Lead aktiviert, wird die Verknüpfung dieser Nummer ersetzt, und das Ziel muss ein Lead oder ein Deal sein.
Wann WASync selbstständig Leads erstellt, lesen Sie unter Leads aus WhatsApp-Chats.
Schnellantworten mit „/“
Schnellantworten sind gespeicherte Antworten mit einem kurzen Befehlsnamen, entweder für das ganze Team (Team) oder persönlich (Meine). Sie funktionieren in WASync Chat und im WhatsApp-Tab des CRM.
Geben Sie / am Anfang des Nachrichtenfelds oder nach einem Leerzeichen ein.
Eine Auswahl öffnet sich, in der jede Antwort bereits für den geöffneten Kunden
ausgefüllt ist. Tippen Sie weiter, um zu filtern (/cuo), wählen Sie mit den
Pfeiltasten und drücken Sie Enter oder Tab zum Einfügen. Eine Antwort wird nie
von selbst gesendet, sodass Sie sie vorher bearbeiten können. Esc schließt die
Auswahl. Die Blitz-Schaltfläche neben dem Feld erfüllt denselben Zweck für Maus-
und Smartphone-Nutzer.
Variablen werden beim Einfügen der Antwort auf dem Server ausgefüllt:
| Variable | Wird ersetzt durch |
|---|---|
{{greeting}} | Guten Morgen, Guten Tag oder Guten Abend, in der Sprache und zur Ortszeit des Kunden. Beides ergibt sich aus dem Land der Telefonnummer (UTC, wenn das Land unbekannt ist). |
{{contact.first_name}}, {{contact.name}} | Der Kunde. |
{{me.first_name}}, {{me.name}} | Die sendende Person. |
{{record.title}}, {{record.stage}}, {{record.responsible}} | Der mit der Unterhaltung verknüpfte Lead oder Deal. |
{{crm.FIELD}} | Ein beliebiges CRM-Feld dieses Leads oder Deals, zum Beispiel {{crm.OPPORTUNITY}}. |
Eine Antwort kann Versionen in anderen Sprachen enthalten. Die Auswahl wählt die Version, die zum Land der Telefonnummer des Kunden passt.
Verwalten Sie Antworten auf der Seite Schnellantworten (das Blitz-Symbol im App-Menü), die Administratoren und allen mit Schreibzugriff auf die Einstellungen offensteht. Sie listet Team- und eigene Antworten mit Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen, Sprachversionen, wie oft und wann jede verwendet wurde sowie der Funktion, eine persönliche Antwort für das Team freizugeben.
- Als Schnellantwort speichern (Menü an jeder von Ihnen gesendeten Nachricht) macht daraus eine Antwort, wobei der Name des Kunden, die Begrüßung und der Datensatztitel durch Variablen ersetzt werden.
- Wenn Sie eine Antwort einfügen, ändern und senden, fragt WASync, ob die gespeicherte Antwort mit Ihrer Version aktualisiert werden soll.
Schnellantworten sind nicht die vorgefertigten Antworten der Bitrix24-Offenen Kanäle. Diese liegen im Contact Center und füllen keine CRM-Daten aus.
Vorlagen auf Business-API-Nummern
Auf einer WhatsApp-Business-API-Nummer akzeptiert eine Unterhaltung außerhalb des 24-Stunden-Fensters nur genehmigte Vorlagen. Das Eingabefeld kennzeichnet eine solche Nummer mit nur Vorlagen (außerhalb 24 Std.), und die Vorlagenauswahl übernimmt.
Das Fenster öffnet sich nur, wenn der Kunde Ihnen schreibt. Bei einem Kontakt, der nie geschrieben hat oder dessen letzte Nachricht älter als 24 Stunden ist, ist das Eingabefeld gesperrt, mit Erklärung und der Schaltfläche Vorlage auswählen, in WASync Chat und im WhatsApp-Tab eines CRM-Datensatzes. Ein verpasster oder getätigter Anruf öffnet das Fenster nicht. Wird ein Freitext- Versand dennoch von der WhatsApp-Regel abgelehnt, wird die Nachricht nicht gesendet, und das Eingabefeld zeigt den Grund: Ihre Nachricht wurde nicht gesendet: Dieser Kontakt befindet sich außerhalb des 24-Stunden-Fensters. Senden Sie zuerst eine Vorlage. Die Sperre wird aufgehoben, sobald der Kunde antwortet.
Vorlagen mit Bild-, Video- oder Dokumentkopf behalten die Datei, die beim Erstellen hochgeladen wurde. Jeder Versand aus WASync Chat verwendet sie standardmäßig: Der Mitarbeitende sieht Vorlagenbild vorausgewählt mit einer Vorschau und kann es vor dem Senden weiterhin ändern. Bei früher genehmigten oder in der Oberfläche von Meta erstellten Vorlagen legt Standardbild festlegen in der Vorlagenliste die Datei einmalig fest.
So erstellen und genehmigen Sie Vorlagen: WhatsApp-Business-API-Vorlagen.
Lange Nachrichten
Über die WhatsApp Business API wird ein Text mit mehr als 4.096 Zeichen als mehrere Nachrichten in der richtigen Reihenfolge gesendet, mit den Zustellhäkchen an jeder. In Bitrix24 sieht der Mitarbeitende weiterhin die eine ursprüngliche Nachricht. Das Limit liegt bei 10 Nachrichten (etwa 40.000 Zeichen). Darüber hinaus wird der Mitarbeitende informiert, dass die Nachricht zu lang ist, und es wird nichts gesendet.
Vorlagen und Dateibeschriftungen behalten ihre eigenen Limits und werden nicht aufgeteilt.
Von der richtigen Nummer senden
Hat ein Kunde an zwei oder mehr Ihrer Nummern geschrieben, führt WASync Chat eine Unterhaltung mit dem gesamten Verlauf dieser Person. Ein kleines Badge über +Nummer kennzeichnet Nachrichten, die über eine andere Nummer kamen als die, die für die Antwort ausgewählt ist.
Das Eingabefeld zeigt immer die Nummer, von der eine Antwort gesendet wird. Bei zwei oder mehr Nummern wird es zu einer Auswahl (Von Nummer senden). Standardmäßig ist es die Nummer, an die der Kunde zuletzt geschrieben hat. Eine Business-API-Nummer außerhalb des 24-Stunden-Fensters ist mit nur Vorlagen gekennzeichnet.
Jeder Sendeweg folgt der von Ihnen gewählten Nummer: Text, Dateien, Vorlagen, Sprachnachrichten, Notizen, Übernahme sowie die ins CRM geschriebenen Änderungen von Phase oder Verantwortlichem.
Chat Flows
Wie ein Chat Flow startet, welchen CRM-Datensatz er anlegt oder verknüpft, wem er den Datensatz zuweist, was passiert, wenn der Kunde nicht mehr antwortet, und wie der Flow-Editor funktioniert.
Anrufe
So funktionieren WhatsApp-Anrufe in WASync und Bitrix24: wo Sie sie aktivieren, wer bei einem eingehenden Anruf klingelt, wie Sie in der Bitrix24-Anrufkarte annehmen, einen Kunden zurückrufen und was protokolliert wird.